ΕΓΚΥΚΛΙΟΣ ΑΡ πρωτοκόλλου Δ6Δ 1086843 ΕΞ 2012/2012

«Περί της αρμοδιότητας των Αποκεντρωμένων Διοικήσεων, για τη χορήγηση επισημείωσης της Σύμβασης της Χάγης (apostille) σε έγγραφα, που εκδίδουν οι Υπηρεσίες του Υπουργείου Οικονομικών».

06 Ιουνίου 2012

ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ
ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ
ΓΕΝΙΚΗ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ ΦΟΡΟΛΟΓΙΚΩΝ
ΚΑΙ ΤΕΛΩΝΕΙΑΚΩΝ ΘΕΜΑΤΩΝ
ΓΕΝΙΚΗ Δ/ΝΣΗ ΔΙΟΙΚ. ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ
ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ
ΤΜΗΜΑ Δ’
Ταχ. Δ/νση : Λεωχάρους 2
Ταχ. Κώδικας: 101 84 ΑΘΗΝΑ
Πληροφορίες : Μ. Ντασκαγιάννης
Τηλέφωνο : 210-32.22.516
Fax : 210-32.30.829
ΕΞΑΙΡ. ΕΠΕΙΓΟΝ-ΜΕ ΑΠΟΔΕΙΞΗ
ΠΡΟΣ: Τους Προϊσταμένους των Υπηρεσιών
που αναφέρονται στον Πίνακα Δια-
νομής, για ενέργεια
Αθήνα, 6 Ιουνίου 2012
Αρ. Πρωτ: Δ6Δ 1086843 ΕΞ 2012

ΘΕΜΑ: «Περί της αρμοδιότητας των Αποκεντρωμένων Διοικήσεων, για τη χορήγηση επισημείωσης της Σύμβασης της Χάγης (apostille) σε έγγραφα, που εκδίδουν οι Υπηρεσίες του Υπουργείου Οικονομικών».
1.- Σας στέλνουμε συνημμένα, για ενημέρωσή σας, φωτοαντίγραφα:
α) του αριθ. 5325/2.1.2011 εγγράφου της Δ/νσης Οργάνωσης και Απλούστευσης Διαδικασιών της Γεν. Δ/νσης Διοικητικής Υποστήριξης του Υπουργείου Εσωτερικών, Αποκέντρωσης & Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης, με το οποίο παρέχονται διευκρινίσεις για την αρμοδιότητα των Αποκεντρωμένων Διοικήσεων να χορηγούν την Επισημείωση του άρθρου 3 της Σύμβασης της Χάγης (apostille), (Ν.1497/1984- Α΄ 188) σε έγγραφα που εκδίδουν δημόσιες Υπηρεσίες και
β) των σχετικών διατάξεων των άρθρων 280 και 186 Ν.3852/2010 (Α’ 87) «Νέα Αρχιτεκτονική της Αυτοδιοίκησης και της Αποκεντρωμένης Διοίκησης- πρόγραμμα Καλλικράτης». 2.- Όπως προκύπτει από τα προαναφερθέντα, οι Αποκεντρωμένες Διοικήσεις, είναι οι αρμόδιες Υπηρεσίες για την χορήγηση της ως άνω Επισημείωσης στα έγγραφα (πρωτότυπα ή ακριβή αντίγραφα αυτών) που εκδίδουν οι Υπηρεσίες σας και πρόκειται να υποβληθούν από τους
ενδιαφερόμενους σε κράτη που έχουν προσχωρήσει στη Σύμβαση της Χάγης.
3.- Ενόψει των ανωτέρω, παρακαλούμε, με μέριμνά σας, αμέσως μετά από την παραλαβή του παρόντος:
α).- Να ορίσετε, με απόφασή σας, υπαλλήλους (τακτικούς και αναπληρωματικούς), που θα επικυρώνουν ακριβή αντίγραφα εγγράφων, που εκδίδουν οι Υπηρεσίες σας και τα οποία οι ενδιαφερόμενοι θέλουν να προσκομίσουν στην οικεία Αποκεντρωμένη Διοίκηση, για να τους χορηγηθεί η Επισημείωση. Στην απόφασή σας αυτή, πρέπει να συμπεριλάβετε και τους υπαλλήλους, που είναι τελικοί υπογράφοντες σε έγγραφα, που εκδίδονται με πρωτότυπη υπογραφή. Είναι ευνόητο ότι, σε περίπτωση υπηρεσιακών μεταβολών, θα ορίζονται άλλοι υπάλληλοι και τα δείγματα υπογραφής αυτών θα αποστέλλονται στην παραπάνω Υπηρεσία.
β).- Να αποστείλετε, ταχυδρομικώς, στην αντίστοιχη Αποκεντρωμένη Διοίκηση, δείγματα με την πρωτότυπη υπογραφή των προαναφερθέντων υπαλλήλων , εφόσον οι Υπηρεσίες σας βρίσκονται στον ίδιο νομό, που εδρεύει αυτή. Για διευκόλυνσή σας, επισυνάπτεται το υπόδειγμα με αριθ.1. Στις περιπτώσεις που οι Υπηρεσίες σας βρίσκονται σε διαφορετικό νομό από αυτόν της έδρας της Αποκεντρωμένης Διοίκησης, πρέπει, για την ορθή διεκπεραίωση της σχετικής διαδικασίας, οι Αποκεντρωμένες Διοικήσεις, στις οποίες κοινοποιείται το παρόν, να σας γνωστοποιήσουν τα στοιχεία επικοινωνίας των οργανωτικών μονάδων τους στο νομό σας, που είναι επιφορτισμένες με τη σχετική αρμοδιότητα, προκειμένου να τους αποστείλετε τα δείγματα υπογραφής των υπαλλήλων, κατά τα ανωτέρω.
Οι Αποκεντρωμένες Διοικήσεις μπορούν να αντλούν τα στοιχεία επικοινωνίας των Περιφερειακών Δ/νσεων του Σ.Δ.Ο.Ε και των Δ.Ο.Υ. (ταχ. δ/νσεις, τηλέφωνα, ΦΑΞ) από την ιστοσελίδα της Γενικής Γραμματείας Πληροφοριακών Συστημάτων, στην ηλεκτρ. δ/νση:
www.gsis.gr και στη διαδρομή Επικοινωνία/Υπ. Οικονομικών, στους τηλεφωνικούς καταλόγους της Κεντρικής Υπηρεσίας και Ειδικών Αποκεντρωμένων Υπηρεσιών και των Περιφερειακών Υπηρεσιών (Δ.Ο.Υ., Τελωνείων κ.λπ).
γ).- Να αναρτήσετε στον πίνακα ανακοινώσεων της Υπηρεσίας σας, ανακοίνωση (επισυνάπτεται το υπόδειγμα με αριθ. 2), στην οποία να τονίζεται η υποχρέωση των πολιτών να δηλώνουν ότι πρόκειται να προσκομίσουν τα αιτούμενα έγγραφα στην οικεία Αποκεντρωμένη Διοίκηση, για να τους χορηγηθεί η Επισημείωση της σύμβασης της Χάγης (apostille), ώστε τα έγγραφα (πρωτότυπα ή ακριβή αντίγραφα) να εκδίδονται από υπαλλήλους, που έχουν αποστείλει στην υπηρεσία αυτή δείγμα υπογραφής τους.
δ).- Να λάβουν γνώση αυτού, ενυπόγραφα, όλοι οι υπάλληλοι των Υπηρεσιών σας.
4.- Επισημαίνουμε, ενδεικτικά, ότι όπως έχει διαπιστωθεί από τη Δ/νση Οργάνωσης, τα έγγραφα για τα οποία οι ενδιαφερόμενοι ζητούν τη χορήγηση Επισημείωσης, είναι κυρίως τα έντυπα Ε1, Ε9, το εκκαθαριστικό σημείωμα φόρου εισοδήματος, το αποδεικτικό φορολογικής ενημερότητας, καθώς και βεβαιώσεις και πιστοποιητικά, αρμοδιότητας των Τμημάτων Εισοδήματος και Μητρώου των Δ.Ο.Υ. Τα έγγραφα αυτά ζητούνται από αλλοδαπούς που διαμένουν στη χώρα μας και θέλουν να τα προσκομίσουν στις χώρες προέλευσής τους ή από γονείς, τα τέκνα των οποίων σπουδάζουν στο εξωτερικό ή από φυσικά πρόσωπα και επιχειρήσεις, που δραστηριοποιούνται οικονομικά στο εξωτερικό.
5.- Για την πληρέστερη ενημέρωσή σας, επισυνάπτουμε, επίσης, κατάσταση με τα κράτη που έχουν προσχωρήσει στη Σύμβαση της Χάγης.
6.- Τέλος, σας ενημερώνουμε ότι για τις Δ.Ο.Υ., που γεωγραφικά εδρεύουν στην Περιφέρεια Αττικής και στο Νομό Θεσσαλονίκης, καθώς και για τις Υπηρεσίες του Σ.Δ.Ο.Ε., οι οποίες γεωγραφικά εδρεύουν στην Περιφέρεια Αττικής έχουν δοθεί αντίστοιχες οδηγίες, με ξεχωριστά έγγραφα της Δ/νσης Οργάνωσης του Υπουργείου.
Συνημμένα: Τα αναφερθέντα στο κείμενο
Ο ΠΡΟΪΣΤΑΜΕΝΟΣ ΤΗΣ ΓΕΝΙΚΗΣ Δ/ΝΣΗΣ
ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗΣ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ

Ακριβές Αντίγραφο ΓΕΩΡΓΙΟΣ ΧΑΤΖΑΚΗΣ
Η Προϊσταμένη της Γραμματείας