ΕΓΚΥΚΛΙΟΣ ΑΡ πρωτοκόλλου Δ2Γ 1075052 ΕΞ 2014/2014

«Δίδονται οδηγίες ως προς τη συμπλήρωση, σύνταξη και υποβολή των εκθέσεων αξιολόγησης.»

13 Μαΐου 2014

ΕΞΑΙΡΕΤΙΚΑ ΕΠΕΙΓΟΝ
ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ
ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ
ΓΕΝΙΚΗ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ
ΔΗΜΟΣΙΩΝ ΕΣΟΔΩΝ
ΓΕΝ. Δ/ΝΣΗ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗΣ
ΔΙΑΚΥΒΕΡΝΗΣΗΣ ΚΑΙ ΑΝΘΡΩΠΙΚΟΥ
ΔΥΝΑΜΙΚΟΥ
Δ/ΝΣΗ 2Η ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΑΝΘΡΩΠΙΝΟΥ
ΔΥΝΑΜΙΚΟΥ
ΤΜΗΜΑ Γ΄
Ταχ. Δ/νση : Καρ.Σερβίας 10
Ταχ.Κώδ. : 101 84 ΑΘΗΝΑ
Πληροφορίες : Γ. Πιτσιλής, Α. Φιλοσοφοπούλου,
Σ. Αποστολοπούλου, Κ. Παράσχου, Ε.Τσώτσου
Τηλέφωνο : 210-3375154, 127,128, 194
FAX : 210-3232815
e-mail :
ΠΡΟΣ: Ως Π.Δ.
Αθήνα, 13 Μαΐου 2014
Αρ. Πρωτ:Δ2Γ 1075052 ΕΞ 2014

ΘΕΜΑ: «Δίδονται οδηγίες ως προς τη συμπλήρωση, σύνταξη και υποβολή των εκθέσεων αξιολόγησης.»

ΣΧΕΤ: α) Το π.δ. 318/92 όπως τροποποιήθηκε και ισχύει με το ν.4250/2014.
β) Οι αριθμ. πρωτ. ΔΙΔΑΔ/Φ.32.8/492/8501,8326/07.04.2014 (ΑΔΑ:ΒΙΗ3Χ-Γ7Α) και ΔΙΔΑΔ/Φ.32.8/497/10000/28.04.2014(ΑΔΑ:ΒΙ09Χ-Σ49) εγκύκλιοι του Υπουργείου Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης.
γ) Το αριθμ. πρωτ. Δ2Γ 1074650 ΕΞ 2014/13.05.2014 έγγραφο του Υπουργού Οικονομικών. Όπως γνωρίζετε, με τα άρθρα 20 έως 32 του ν.4250/2014 (ΦΕΚ 74/Α΄/26.03.2014) τροποποιήθηκαν, αντικαταστάθηκαν και καταργήθηκαν διατάξεις του π.δ. 318/92 (Φ.Ε.Κ. 161/Α΄/92) περί αξιολόγησης των ουσιαστικών προσόντων του προσωπικού των δημοσίων υπηρεσιών κλπ. και για αυτό κρίνουμε σκόπιμο, προκειμένου να αποφευχθούν λάθη και παραλήψεις, να δοθούν οι παρακάτω οδηγίες και επισημάνσεις (όσον αφορά τη συμπλήρωση, σύνταξη και υποβολή των εκθέσεων αξιολόγησης στην υπηρεσία μας), ούτως ώστε η ορθή εφαρμογή τους να εξαλείψει προβλήματα δυσλειτουργίας (καθυστέρηση στη διαδικασία σύνταξης και υποβολής των εκθέσεων -η οποία πρέπει να γίνεται μέσα σε αποκλειστικές προθεσμίες-, ελλειπής συμπλήρωση και σύνταξη των εντύπων κλπ.). Για το λόγο αυτό, οι προϊστάμενοι των υπηρεσιών (κεντρικών, ειδικών αποκεντρωμένων και περιφερειακών), υποχρεούνται να ορίζουν έναν ή περισσότερους υπαλλήλους από τους υπηρετούντες στις οργανικές τους μονάδες που ασχολούνται με θέματα προσωπικού, ως υπεύθυνους για την ορθή τήρηση των οριζομένων από το π.δ. 318/92. Σημειώνεται ότι η μελέτη των εν λόγω οδηγιών, πρέπει να γίνεται παράλληλα με αυτή των αντίστοιχων άρθρων (όπως τροποποιήθηκαν και ισχύουν) του εν λόγω π.δ. (στα οποία παραπέμπει κάθε ενότητα του παρόντος), καθώς και με την μελέτη των ανωτέρω β΄ σχετικών διευκρινιστικών εγκυκλίων του Υπουργείου Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης, ή όσων ενδεχομένως εκδοθούν στο μέλλον.
1. ΑΝΩΤΑΤΑ ΠΟΣΟΣΤΑ ΑΝΑ ΚΛΙΜΑΚΑ ΒΑΘΜΟΛΟΓΗΣΗΣ (άρθρο 7 του π.δ. 318/92) Τόσο οι υπάλληλοι όσο και οι προϊστάμενοι οργανικών μονάδων βαθμολογούνται με τους βαθμούς 1 έως 10, με ανώτατα ποσοστά ανά κλίμακα βαθμολόγησης, τα οποία υπολογίζονται επί του συνόλου των αξιολογούμενων υπαλλήλων (και αποσπασμένων) και των αξιολογούμενων προϊσταμένων ανά επίπεδο θέσης ευθύνης (π.χ. προϊστάμενοι Διεύθυνσης, Υποδιεύθυνσης, Τμήματος, αυτοτελούς γραφείου) που υπηρετούν στην ίδια Γενική Διεύθυνση. Συγκεκριμένα: -Τα ανώτατα ποσοστά ανά κλίμακα βαθμολόγησης, επιμερίζονται επί του συνόλου των αξιολογούμενων υπαλλήλων εντός της ίδιας Γενικής Διεύθυνσης ως εξής: -Με τους βαθμούς 9 έως 10 βαθμολογείται ποσοστό έως και 25% των υπαλλήλων. -Με τους βαθμούς 7 έως 8,9 βαθμολογείται ποσοστό έως και 60% των υπαλλήλων. -Με τους βαθμούς 1 έως 6,9 βαθμολογείται ποσοστό τουλάχιστον 15% των υπαλλήλων. -Τα ανώτατα ποσοστά ανά κλίμακα βαθμολόγησης, επιμερίζονται επί του συνόλου των αξιολογούμενων προϊσταμένων Διεύθυνσης εντός της ίδιας Γενικής Διεύθυνσης, ως εξής: -Με τους βαθμούς 9 έως 10 βαθμολογείται ποσοστό έως και 70% των προϊσταμένων Διεύθυνσης. -Με τους βαθμούς 1 έως 8,9 βαθμολογείται ποσοστό τουλάχιστον 30% των προϊσταμένων Διεύθυνσης. -Τα ανώτατα ποσοστά ανά κλίμακα βαθμολόγησης, επιμερίζονται επί του συνόλου των αξιολογούμενων προϊσταμένων Τμημάτων εντός της ίδιας Γενικής Διεύθυνσης, ως εξής: -Με τους βαθμούς 9 έως 10 βαθμολογείται ποσοστό έως και 70% των προϊσταμένων Τμημάτων. -Με τους βαθμούς 1 έως 8,9 βαθμολογείται ποσοστό τουλάχιστον 30% των προϊσταμένων Τμημάτων. Τα αντίστοιχα ποσοστά ισχύουν και για κάθε άλλο επίπεδο θέσης ευθύνης (π.χ. τους προϊσταμένους Υποδιεύθυνσης, αυτοτελούς γραφείου). Στις περιπτώσεις που από την εφαρμογή των ανωτέρω ποσοστών προκύπτει κλάσμα μισής μονάδας και άνω λογίζεται ως ακέραιη μονάδα. Τα ανωτέρω ποσοστά ισχύουν και για την αξιολόγηση των υπηρετούντων σε γραφεία Υπουργών, Υφυπουργών, στους Γενικούς ή Ειδικούς Γραμματείς, στα μονομελή όργανα Διοίκησης, καθώς και για τους προϊσταμένους και υπαλλήλους που υπηρετούν σε οργανικές μονάδες που υπάγονται απευθείας στον Υπουργό, τον Υφυπουργό, τον Γενικό ή Ειδικό Γραμματέα και το μονομελές όργανο Διοίκησης. Όπου κατά τη βαθμολόγηση δεν εξαντληθεί το ανώτατο επιτρεπόμενο κατά κλίμακα ποσοστό, το υπολειπόμενο μέρος που δεν χρησιμοποιήθηκε, προσαυξάνει το ποσοστό της αμέσως κατώτερης κλίμακας βαθμολόγησης. Όσοι προϊστάμενοι εντός του ίδιου έτους αξιολόγησης άσκησαν καθήκοντα τόσο ως προϊστάμενοι Τμήματος ή αντίστοιχου επιπέδου, όσο και ως προϊστάμενοι Διεύθυνσης ή αντίστοιχου επιπέδου (και υπόκεινται σε αξιολόγηση για τις συγκεκριμένες θέσεις ευθύνης), η αξιολόγησή τους θα γίνει κατά το έτος αυτό βάσει των καθηκόντων που άσκησαν στο ανώτερο επίπεδο θέσης ευθύνης . Παράδειγμα: -Προϊστάμενοι που έχουν υπηρετήσει τουλάχιστον πέντε μήνες εντός του έτους, ως Προϊστάμενοι (Διευθύνσεων, Υποδιευθύνσεων, τμημάτων, αυτοτελών γραφείων) και τουλάχιστον πέντε μήνες εντός του έτους ως υπάλληλοι, αξιολογούνται μόνο ως Προϊστάμενοι και όχι ως υπάλληλοι, στην Υπηρεσία που υπηρέτησαν ως Προϊστάμενοι και με την προϋπόθεση ότι ο Αξιολογητής τους προΐστατο αυτών για πέντε τουλάχιστον μήνες. -Προϊστάμενοι που έχουν υπηρετήσει τουλάχιστον πέντε μήνες εντός του έτους, ως Προϊστάμενοι Διευθύνσεων ή Υποδιευθύνσεων και τουλάχιστον πέντε μήνες εντός του έτους ως Προϊστάμενοι Τμημάτων, αξιολογούνται μόνο ως Προϊστάμενοι Διευθύνσεων ή Υποδιευθύνσεων και όχι ως Προϊστάμενοι Τμημάτων, στην Υπηρεσία που υπηρέτησαν ως Προϊστάμενοι Διευθύνσεων ή Υποδιευθύνσεων και εφόσον ισχύει η ανωτέρω προϋπόθεση για τον Αξιολογητή.
2. ΑΠΟΦΑΣΗ ΕΠΙΜΕΡΙΣΜΟΥ ΠΟΣΟΣΤΩΝ ΒΑΘΜΟΛΟΓΗΣΗΣ (άρθρα 7, 18 του π.δ. 318/92) Ο επιμερισμός των ποσοστών ανά κλίμακα βαθμολόγησης σε κάθε Γενική Διεύθυνση, γίνεται με απόφαση του οικείου προϊσταμένου Γενικής Διεύθυνσης (αφού λαμβάνονται υπόψη τα κριτήρια της παρ.5 του άρθρου 7 του π.δ. 318/92) στο σύνολο των υποκείμενων οργανικών μονάδων μέχρι και επιπέδου Τμήματος ή αντίστοιχου επίπεδου οργανικής μονάδας ή γραφείου και αφορά τους υπαλλήλους που υπηρέτησαν στις εν λόγω οργανικές μονάδες και υπόκεινται σε αξιολόγηση. Οι υπάλληλοι που υπόκεινται σε αξιολόγηση είναι αυτοί που αφενός υπάγονται στο πεδίο εφαρμογής του π.δ. 318/92 και αφετέρου στην αρμόδια μονάδα, που υπηρέτησαν κατά το έτος αξιολόγησης, ο αξιολογητής τους προΐστατο αυτών κατά το προηγούμενο έτος για πέντε τουλάχιστον μήνες (ή τρεις μήνες εφόσον Αξιολογητής είναι ο Υπουργός, Αναπληρωτής Υπουργός, Υφυπουργός, Γενικός ή Ειδικός Γραμματέας, μονομελές όργανο διοίκησης ή πρόεδρος συλλογικού οργάνου διοίκησης ή ο Διευθυντής του Γραφείου του Υπουργού, Αναπληρωτή Υπουργού ή Υφυπουργού.) Επισημαίνεται ότι στην περίπτωση των προϊσταμένων δεν απαιτείται η έκδοση σχετικής απόφασης. Η σχετική απόφαση επιμερισμού των ποσοστών εκδίδεται αποκλειστικά εντός του Ιανουαρίου κάθε έτους (και αφορά το προηγούμενο έτος αξιολόγησης), κατά περίπτωση ως εξής:
α) Από τον προϊστάμενο της Γενικής Διεύθυνσης, εφόσον υπάρχει.
β) Από τον Γενικό ή Ειδικό Γραμματέα, το μονομελές όργανο Διοίκησης και αν δεν υπάρχει, από τον πρόεδρο του συλλογικού οργάνου διοίκησης του φορέα, στις περιπτώσεις όπου δεν προβλέπεται στο φορέα οργανική μονάδα επιπέδου Γενικής Διεύθυνσης.
γ) Από το Διευθυντή του οικείου Γραφείου Υπουργού ή Υφυπουργού, όπου προβλέπεται, και όταν δεν υπάρχει, από τον Υπουργό ή τον Υφυπουργό, τον Γενικό/Ειδικό Γραμματέα ή το μονομελές όργανο Διοίκησης του φορέα, για τους αξιολογούμενους υπαλλήλους που υπηρετούν αντίστοιχα σε γραφεία Υπουργών, Υφυπουργών, στους Γενικούς ή Ειδικούς Γραμματείς, στα μονομελή όργανα Διοίκησης, καθώς και για τους υπαλλήλους που υπηρετούν σε οργανικές μονάδες που υπάγονται απευθείας στον Υπουργό, τον Υφυπουργό, τον Γενικό ή Ειδικό Γραμματέα και το μονομελές όργανο Διοίκησης. Το αρμόδιο για την έκδοση απόφασης επιμερισμού όργανο (π.χ. προϊστάμενος Γενικής Διεύθυνσης) αποστέλλει στους αξιολογητές τη σχετική απόφαση πριν από τη σύνταξη των εκθέσεων αξιολόγησης. Η μη τήρηση των ποσοστών αυτών από τους αξιολογητές συνιστά πειθαρχικό παράπτωμα της παράβασης υπαλληλικού καθήκοντος κατά τα οριζόμενα στην παρ.1 περίπτωση β΄ του άρθρου 107 του Υπαλληλικού Κώδικα και ελέγχεται με ευθύνη του αρμόδιου οργάνου έκδοσης της σχετικής απόφασης. Στην περίπτωση που ο προϊστάμενος αξιολογητής άσκησε καθήκοντα για πέντε τουλάχιστον μήνες, αλλά η υπαλληλική του σχέση λύθηκε λόγω παραίτησης, ορίου ηλικίας ή τριακονταπενταετίας (και επειδή συντάσσει εκθέσεις αξιολόγησης πριν από την παράδοση των καθηκόντων του), η απόφαση επιμερισμού των ποσοστών εκδίδεται, πριν τη λύση της υπαλληλικής σχέσης των αξιολογητών και αφορά στις οργανικές μονάδες στις οποίες προΐστατο ο αξιολογητής. Τα ανωτέρω δεν απαιτούνται στην περίπτωση που λύθηκε η υπαλληλική σχέση του εισηγητή. Για το λόγο αυτό οι υπηρεσίες υποχρεούνται να ενημερώνουν άμεσα την Διεύθυνσή μας για την επικείμενη ως άνω παραίτηση των προϊσταμένων τους που ενεργούν ως αξιολογητές, προκειμένου να εκδίδεται έγκαιρα η σχετική απόφαση επιμερισμού των ποσοστών ανά κλίμακα βαθμολόγησης. Όταν αξιολογητές είναι ο Υπουργός, Αναπληρωτής Υπουργός, Υφυπουργός, Γενικός ή Ειδικός Γραμματέας, το μονομελές όργανο διοίκησης, ή ο Διευθυντής του Γραφείου του Υπουργού, Αναπληρωτή Υπουργού ή Υφυπουργού (και επειδή μπορούν να συντάσσουν έκθεση αξιολόγησης και για χρονικό διάστημα τουλάχιστον τριών μηνών σε περίπτωση που αποχωρήσουν από τη θέση τους και εντός δύο μηνών από την αποχώρησή τους), η σχετική απόφαση επιμερισμού των ποσοστών εκδίδεται εντός δύο μηνών από την αποχώρησή τους.
3. ΥΠΑΛΛΗΛΟΙ ΠΟΥ ΣΥΜΠΕΡΙΛΑΜΒΑΝΟΝΤΑΙ ΣΤΟΝ ΕΠΙΜΕΡΙΣΜΟ ΤΩΝ ΠΟΣΟΣΤΩΝ ΤΗΣ ΑΠΟΦΑΣΗΣ (άρθρο 7 του π.δ. 318/92) Στον επιμερισμό των ποσοστών βαθμολόγησης (ο οποίος επιμερισμός ως ανεφέρθη γίνεται με σχετική απόφαση μέχρι και επίπεδο τμήματος -εφόσον υπάρχει- ή αντίστοιχου επιπέδου οργανικής μονάδας ή γραφείου), συμπεριλαμβάνονται οι υπάλληλοι -και αποσπασμένοι- (και όχι οι προϊστάμενοι) που αξιολογούνται, δηλαδή οι υπάλληλοι που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής του π.δ.318/92, υπηρέτησαν για τουλάχιστον πέντε μήνες σε μία υπηρεσία το έτος αξιολόγησης και ο αξιολογητής τους προΐστατο αυτών κατά το έτος αυτό για τουλάχιστον πέντε μήνες. -Κατά συνέπεια, δεν συμπεριλαμβάνονται στον επιμερισμό των ποσοστών μιας υπηρεσίας, υπάλληλοι που έχουν υπηρετήσει σε αυτή λιγότερο από πέντε μήνες εντός του έτους αξιολόγησης, λόγω μετάθεσης, απόσπασης κλπ. σε άλλη υπηρεσία, αλλά υπολογίζονται στην υπηρεσία που συμπλήρωσαν το απαιτούμενο πεντάμηνο για αξιολόγηση (και ο αξιολογητής προΐστατο αυτών κατά το έτος αξιολόγησης για πέντε τουλάχιστον μήνες). Επίσης δεν συμπεριλαμβάνονται υπάλληλοι που υπηρέτησαν λιγότερο από πέντε μήνες εντός του έτους, λόγω απουσίας τους π.χ. με άδειες κύησης, ανατροφής, άνευ αποδοχών. -Υπάλληλοι που έχουν υπηρετήσει τουλάχιστον πέντε μήνες εντός του έτους, σε δύο διαφορετικά τμήματα της ίδιας ή άλλης υπηρεσίας, υπολογίζονται (αφού αξιολογούνται) και στα δύο τμήματα και με την προϋπόθεση ότι ο αξιολογητής τους προΐστατο αυτών σε κάθε περίπτωση, για το εν λόγω έτος για πέντε τουλάχιστον μήνες. Εξαίρεση: Ειδικά για το έτος 2013 στον επιμερισμό των ποσοστών δεν συμπεριλαμβάνονται υπάλληλοι που οι τελικοί αξιολογητές τους το 2013 (π.χ. προϊστάμενοι Διεύθυνσης –Β΄ αξιολογητές- με το προϊσχύον σύστημα αξιολόγησης και εφόσον προΐστατο αυτών για πέντε τουλάχιστον μήνες), έχουν αποχωρήσει λόγω παραίτησης, ορίου ηλικίας ή τριακονταπενταετίας πριν την 26.03.2014- ημερομηνία δημοσίευσης του ν.4250/2014- (και δεν υπάρχει αξιολογητής το 2013 με το νέο σύστημα αξιολόγησης που προΐστατο τουλάχιστον πέντε μήνες. Εάν υπάρχει αξιολογητής εντός του 2013 και με το νέο σύστημα, τότε συμπεριλαμβάνονται στα ποσοστά). Σημειώνεται ότι εφόσον ο αξιολογητής είναι Υπουργός, Αναπληρωτής Υπουργός, Υφυπουργός, Γενικός ή Ειδικός Γραμματέας, μονομελές όργανο διοίκησης ή πρόεδρος συλλογικού οργάνου διοίκησης ή ο Διευθυντής του Γραφείου του Υπουργού, Αναπληρωτή Υπουργού ή Υφυπουργού, το προαναφερόμενο απαιτούμενο χρονικό διάστημα των πέντε (5) μηνών ορίζεται στους τρείς (3) μήνες (άρθρο 18 του π.δ. 318/92).
4. ΕΝΤΥΠΑ ΕΚΘΕΣΕΩΝ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ (άρθρα 2,3,4,5,6 του π.δ. 318/92)
α) Οι εκθέσεις αξιολόγησης των προϊσταμένων (διευθύνσεων και αναπληρωτών αυτών, υποδιευθύνσεων, τμημάτων καθώς και αυτοτελών γραφείων), συντάσσονται στο έντυπο αξιολόγησης Α΄ και στο έντυπο εισήγησης Α΄.
β) Οι εκθέσεις αξιολόγησης των υπαλλήλων κατηγοριών ΠΕ, ΤΕ και ΔΕ, συντάσσονται στο έντυπο αξιολόγησης Β΄ και στο έντυπο εισήγησης Β΄.
γ) Οι εκθέσεις αξιολόγησης των υπαλλήλων κατηγορίας ΥΕ, συντάσσονται στο έντυπο αξιολόγησης Γ΄ και στο έντυπο εισήγησης Γ΄. Επισημαίνεται, ότι τα έντυπα εισήγησης Α΄, Β΄, Γ΄, είναι αναπόσπαστο μέρος των εντύπων αξιολόγησης Α΄, Β΄, Γ΄, αντίστοιχα και αποτελούν και τα δύο ενιαίο έγγραφο.
δ) Στα ανωτέρω έντυπα συντάσσονται και οι εκθέσεις αξιολόγησης των υπαλλήλων με σχέση εργασίας ιδιωτικού δικαίου αορίστου χρόνου, δεδομένου ότι η αξιολόγηση των εν λόγω υπαλλήλων, γίνεται σύμφωνα με τις διατάξεις του π.δ. 318/92, όπως ακριβώς και για το μόνιμο προσωπικό του Δημοσίου και των Ν.Π.Δ.Δ. (παρ.8 του άρθρου 12 του ν.3230/2004 -ΦΕΚ 44/Α΄-). -Σημειώνεται, ότι στην τελευταία σελίδα των εντύπων αξιολόγησης, οι στήλες 2-4, συμπληρώνονται μόνο από την υπηρεσία. -Επίσης, οι αξιολογητές δεν πρέπει να ξεχνούν να αναγράφουν απαραιτήτως στο χώρο «ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΑΞΙΟΛΟΓΗΤΗ» της τελευταίας σελίδας του εντύπου, το ονοματεπώνυμό τους, τον τίτλο θέσης τους (π.χ. προϊστάμενος διεύθυνσης, τμήματος κλπ.), το βαθμό τους, την ημερομηνία σύνταξης της έκθεσης και να θέτουν την υπογραφή τους. Τα αντίστοιχα ισχύουν και για τους εισηγητές και τους αξιολογούμενους, οι οποίοι συμπληρώνουν τους σχετικούς χώρους των εντύπων.
5. ΕΙΣΗΓΗΤΕΣ-ΑΞΙΟΛΟΓΗΤΕΣ (άρθρα 14,18 του π.δ. 318/92)
α) Την αξιολόγηση ενεργεί αυτοτελώς ένας αξιολογητής που είναι ο προϊστάμενος της αμέσως υπερκείμενης οργανικής μονάδας εκείνης που υπηρετεί ο αξιολογούμενος όταν υπάρχει, κατόπιν γραπτής και τεκμηριωμένης εισήγησης του άμεσου προϊσταμένου του (εισηγητής) και ο οποίος συντάσσει το σχετικό έντυπο εισήγησης, που αποτελεί αναπόσπαστο μέρος της έκθεσης αξιολόγησης του υπαλλήλου. Αν δεν υπάρχει υπερκείμενη οργανική μονάδα, ο υπάλληλος αξιολογείται από τον άμεσο προϊστάμενό του, χωρίς να απαιτείται εισήγηση. Σημειώνεται ότι ο εισηγητής δεν βαθμολογεί τον αξιολογούμενο αλλά εκθέτει μόνο στην εισήγησή του τη τεκμηριωμένη και δίκαιη γνώμη του για τον υπάλληλο, η οποία μπορεί να λαμβάνεται υπόψη από τον αξιολογητή, χωρίς ωστόσο η εισήγηση αυτή να δεσμεύει την κρίση του. Προϊστάμενοι (αξιολογητές και εισηγητές) μπορεί να είναι πολιτικοί υπάλληλοι με σχέση εργασίας δημοσίου δικαίου ή ιδιωτικού δικαίου αορίστου χρόνου ή στρατιωτικοί, καθώς και μετακλητοί ή με θητεία υπάλληλοι, συμπεριλαμβανομένων και των νομίμων αναπληρωτών τους.
β) Ο προϊστάμενος Γενικής Διεύθυνσης, είναι αξιολογητής των προϊσταμένων τμημάτων που ανήκουν στην οικεία Γενική Διεύθυνση, μετά από γραπτή και τεκμηριωμένη εισήγηση από τον άμεσο προϊστάμενό τους (π.χ. προϊστάμενο Διεύθυνσης). Επίσης ο προϊστάμενος Γενικής Διεύθυνσης, είναι αξιολογητής των προϊσταμένων Διεύθυνσης, καθώς και προϊσταμένων και υπαλλήλων οργανικών μονάδων που υπάγονται απευθείας σε αυτόν.
γ) Ο Γενικός ή ο Ειδικός Γραμματέας, το μονομελές όργανο διοίκησης και αν δεν υπάρχει ο πρόεδρος του συλλογικού οργάνου διοίκησης, συντάσσει τις εκθέσεις αξιολόγησης των προϊσταμένων οργανικών μονάδων που υπάγονται απευθείας σε αυτούς, όπως και για τους υπαλλήλους που υπηρετούν στο γραφείο τους ή υπάγονται σε αυτούς.
δ) Ο Διευθυντής του γραφείου Υπουργού, Αναπληρωτή Υπουργού ή Υφυπουργού, συντάσσει τις εκθέσεις αξιολόγησης των υπαλλήλων που υπηρετούν στο εν λόγω γραφείο. Εάν δεν υπάρχει Διευθυντής, τότε οι εκθέσεις συντάσσονται από τον Υπουργό, Αναπληρωτή Υπουργό ή τον Υφυπουργό.
ε) Ο Υπουργός, Αναπληρωτής Υπουργός ή ο Υφυπουργός, συντάσσει τις εκθέσεις αξιολόγησης των προϊσταμένων οργανικών μονάδων επιπέδου Διεύθυνσης ή Τμήματος, που υπάγονται απευθείας σε αυτόν, καθώς και την έκθεση αξιολόγησης του Διευθυντή του γραφείου του. στ)Για τους αποσπασμένους, συντάσσονται εκθέσεις αξιολόγησης από τους προϊσταμένους των υπηρεσιών στις οποίες είναι αποσπασμένοι. Όταν κενωθεί (για κάποιο λόγο) θέση προϊσταμένου αξιολογητή, εκτός της περίπτωσης παραίτησης, συμπλήρωσης ορίου ηλικίας ή τριακονταπενταετίας, τις εκθέσεις αξιολόγησης συντάσσει ο νόμιμος αναπληρωτής του. -Αν δεν υπάρχει νόμιμος αναπληρωτής, τις εκθέσεις συντάσσει κατ’ εξαίρεση ο άμεσος προϊστάμενος του αξιολογούμενου, εφόσον υπάρχει. Στην περίπτωση αυτή δεν απαιτείται εισήγηση. Όταν κενωθεί (για κάποιο λόγο) θέση προϊσταμένου που αξιολογεί προϊστάμενο Διεύθυνσης, εκτός της περίπτωσης παραίτησης, συμπλήρωσης ορίου ηλικίας ή τριακονταπενταετίας και δεν υπάρχει νόμιμος αναπληρωτής, τις εκθέσεις συντάσσει κατ’ εξαίρεση ο Γενικός ή Ειδικός Γραμματέας, το μονομελές όργανο διοίκησης και αν δεν υπάρχει ο πρόεδρος του συλλογικού οργάνου διοίκησης. Στην περίπτωση αυτή δεν απαιτείται εισήγηση. Στη συνέχεια, προς διευκόλυνσή σας, παραθέτουμε πίνακα, στον οποίο αναφέρονται ενδεικτικά παραδείγματα σχετικά με τον εισηγητή και τον αξιολογητή, ανάλογα με την οργανική μονάδα στην οποία είναι τοποθετημένος ο αξιολογούμενος. ΠΙΝΑΚΑΣ ΕΙΣΗΓΗΤΩΝ & ΑΞΙΟΛΟΓΗΤΩΝ (ΑΝΑ ΑΞΙΟΛΟΓΟΥΜΕΝΟ) ΑΞΙΟΛΟΓΟΥΜΕΝΟΣ ΕΕΙΙΣΣΗΗΓΓΗΗΤΤΗΗΣΣ ΑΞΙΟΛΟΓΗΤΗΣ Προϊστάμενος Δ/νσης -- Προϊστάμενος Γεν. Δ/νσης Προϊστάμενος Τμήματος Προϊστάμενος Δ/νσης Προϊστάμενος Γεν. Δ/νσης Προϊστάμενος αυτοτελούς οργανικής μονάδας ΔΔεενν ααππααιιττεείίττααιι εεκκττόόςς αανν ααλλλλιιώώςς ππρροοββλλέέππεεττααιι σσττιιςς οοιικκεείίεεςς οορργγααννιικκέέςς δδιιααττάάξξεειιςς Προϊστάμενος στον οποίο υπάγεται η αυτοτελής οργανική μονάδα Προϊστάμενος οργανικών μονάδων που υπάγονται σε ΔΔεενν ααππααιιττεείίττααιι εεκκττόόςς αανν ααλλλλιιώώςς ππρροοββλλέέππεεττααιι σσττιιςς οοιικκεείίεεςς οορργγααννιικκέέςς ΥΥπποουυρργγόόςς,, ΥΥφφυυπποουυρργγόόςς,, ΓΓεεννιικκόόςς//ΕΕιιδδιικκόόςς ΓΓρρααμμμμααττέέααςς,, Υπουργό /Υφυπουργό, Γενικό/Ειδικό Γραμματέα, μονομελές όργανο διοίκησης δδιιααττάάξξεειιςς μμοοννοομμεελλέέςς όόρργγααννοο δδιιοοίίκκηησσηηςς.. Υπάλληλος Γενικής Διεύθυνσης -- Προϊστάμενος Γεν. Δ/νσης ΑΞΙΟΛΟΓΟΥΜΕΝΟΣ ΕΕΙΙΣΣΗΗΓΓΗΗΤΤΗΗΣΣ ΑΞΙΟΛΟΓΗΤΗΣ Υπάλληλος τοποθετημένος σε Δ/νση ή σε Δ/νση που δεν προβλέπονται τμήματα στις οργανικές διατάξεις Προϊστάμενος Δ/νσης Προϊστάμενος Γεν. Δ/νσης Υπάλληλος Τμήματος Προϊστάμενος Τμήματος Προϊστάμενος Δ/νσης Υπάλληλος αυτοτελούς οργανικής μονάδας Προϊστάμενος αυτοτελούς οργανικής μονάδας Προϊστάμενος στον οποίο υπάγεται η αυτοτελής οργανική μονάδα Υπάλληλος οργανικών μονάδων που υπάγονται σε Υπουργό /Υφυπουργό, Γενικό/Ειδικό Γραμματέα, μονομελές όργανο διοίκησης Προϊστάμενος οργανικών μονάδων που υπάγονται σε Υπουργό /Υφυπουργό, Γενικό/Ειδικό Γραμματέα, μονομελές όργανο διοίκησης ΔΔ//ννττήήςς ΓΓρρααφφεείίοουυ ΥΥπποουυρργγοούύ//ΥΥφφυυπποουυρργγοούύ κκααιι εενν εελλλλεείίψψεειι ΥΥπποουυρργγόόςς,, ΥΥφφυυπποουυρργγόόςς,, ΓΓεεννιικκόόςς//ΕΕιιδδιικκόόςς ΓΓρρααμμμμααττέέααςς,, μμοοννοομμεελλέέςς όόρργγααννοο δδιιοοίίκκηησσηηςς.. ΔΔ//ννττήήςς ΓΓρρααφφεείίοουυ ΥΥπποουυρργγοούύ//ΥΥφφυυπποουυρργγοούύ -- Υπουργός/Υφυπουργός Υπάλληλος γραφείου Υπουργού/ Υφυπουργού, Γενικού/Ειδικού Γραμματέα, μονομελούς οργάνου διοίκησης -- Δ/ντής Γραφείου Υπουργού/Υφυπουργού και εν ελλείψει Υπουργός, Υφυπουργός, Γενικός/Ειδικός Γραμματέας, μονομελές όργανο διοίκησης.
6. ΧΡΟΝΟΣ ΣΥΝΤΑΞΗΣ ΚΑΙ ΥΠΟΒΟΛΗΣ (άρθρο 18 του π.δ. 318/92)
α) Κατόπιν της αποστολής και παραλαβής από τους προϊσταμένους-αξιολογητές των υπηρεσιών της απόφασης επιμερισμού των ποσοστών βαθμολόγησης, η οποία, ως ανεφέρθη, εκδίδεται αποκλειστικά εντός του Ιανουαρίου κάθε έτους, συντάσσονται από τους εισηγητές και αξιολογητές, οι εκθέσεις αξιολόγησης των υπαλλήλων, που υπηρετούν σε κάθε οργανική μονάδα. Οι εκθέσεις αξιολόγησης συντάσσονται για τους υπαλλήλους όλων των κατηγοριών (ΠΕ, ΤΕ, ΔΕ και ΥΕ) αποκλειστικά εντός του πρώτου τριμήνου κάθε έτους και το αργότερο έως την 31η Μαρτίου (και αφορούν το προηγούμενο έτος υπηρεσίας του αξιολογούμενου). Σημειώνεται ότι για τους υπαλλήλους της κατηγορίας ΥΕ, οι εκθέσεις αξιολόγησης συντάσσονται κάθε έτος και όχι κάθε δύο χρόνια όπως ίσχυε με τις προηγούμενες ρυθμίσεις. Η αδικαιολόγητα μη έγκαιρη σύνταξη έκθεσης αξιολόγησης αποτελεί πειθαρχικό παράπτωμα (άρθρο 107 παρ. 1 - όπως αντικαταστάθηκε και ισχύει με το άρθρο δεύτερο του ν.4057/12- του ν.3528/09.02.2007 περί υπαλληλικού κώδικα).
β) Ο αξιολογούμενος αφού παραλάβει ενυπόγραφα, (με αναγραφή της σχετικής ημερομηνίας) το έντυπο αξιολόγησής του στην αρχή κάθε έτους, υποχρεούται να το συμπληρώσει (η άρνηση συμπλήρωσής του αποτελεί παράβαση υπαλληλικού καθήκοντος), το αργότερο μέχρι το πρώτο δεκαπενθήμερο του Φεβρουαρίου.
γ) Κάθε εισηγητής (όταν υπάρχει), αφού παραλάβει ενυπόγραφα (με αναγραφή της σχετικής ημερομηνίας), το συμπληρωμένο από τον αξιολογούμενο έντυπο, υποχρεούται (αφού συντάξει το σχετικό έντυπο εισήγησης, που αποτελεί αναπόσπαστο μέρος της έκθεσης αξιολόγησης) να καταθέσει την εισήγησή του, στον αρμόδιο αξιολογητή, εντός αποκλειστικής προθεσμίας δεκαπέντε ημερών από τη συμπλήρωσή της από τον αξιολογούμενο και το αργότερο μέχρι τέλος Φεβρουαρίου.
δ) Ο αρμόδιος αξιολογητής, αφού παραλάβει ενυπόγραφα (με αναγραφή της σχετικής ημερομηνίας) το συμπληρωμένο από τον αξιολογούμενο και τον εισηγητή (όταν υπάρχει) έντυπο, συντάσσει την έκθεση του αξιολογούμενου σε αποκλειστική προθεσμία, η οποία λήγει την 31η Μαρτίου.
ε) Κάθε αξιολογητής υποχρεούται να συντάσσει εκθέσεις αξιολόγησης για όλους τους υπαλλήλους αρμοδιότητάς του, εφόσον προΐστατο αυτών κατά το προηγούμενο έτος, για πέντε τουλάχιστον μήνες, ανεξάρτητα αν είχε τοποθετηθεί με έκδοση σχετικής απόφασης ή όχι, αλλά υπό την προϋπόθεση ότι ασκούσε καθήκοντα νομίμως σύμφωνα με τις κείμενες διατάξεις για την αναπλήρωση, έστω και αν κατά το χρόνο σύνταξης των εκθέσεων υπηρετεί σε άλλη υπηρεσία. Όταν αξιολογητής απέβαλε την ιδιότητά του αυτή, πριν από την 31η Μαρτίου, λόγω τοποθέτησης, μετάθεσης, μετακίνησης, απόσπασης, μετάταξης ή διορισμού σε άλλη υπηρεσία, συντάσσει μέσα στις ανωτέρω προθεσμίες, εκθέσεις αξιολόγησης για όλους τους υπαλλήλους αρμοδιότητάς του, εφόσον προΐστατο αυτών κατά το προηγούμενο έτος, για πέντε τουλάχιστον μήνες. Η αρμόδια οργανική μονάδα των υπηρεσιών σας που ασχολείται με θέματα προσωπικού, τους ενημερώνει για την υποχρέωσή τους αυτή. Επίσης, όταν αξιολογητής άσκησε καθήκοντα για πέντε τουλάχιστον μήνες, αλλά η υπαλληλική του σχέση λύθηκε λόγω παραίτησης, ορίου ηλικίας ή τριακονταπενταετίας, συντάσσει εκθέσεις αξιολόγησης. Τονίζεται ότι η σύνταξη και η υποβολή των εν λόγω εκθέσεων, γίνεται με μέριμνα της αρμόδιας οργανικής μονάδας των υπηρεσιών σας που ασχολείται με θέματα προσωπικού, πριν από την παράδοση των καθηκόντων του. -Υπάλληλος, που για οποιοδήποτε λόγο, (π.χ. μετάθεση, μετακίνηση, άδεια ανατροφής παιδιού κλπ.) υπηρέτησε στην ίδια υπηρεσία, λιγότερο από πέντε μήνες, εντός του έτους που αφορά η έκθεση, δεν αξιολογείται. Συμπληρώνει όμως έντυπο έκθεσης αξιολόγησης, ενώ ο αξιολογητής αναφέρει επί του σώματος του εντύπου το λόγο της αποχής από την αξιολόγησή του. Στην περίπτωση που δεν είναι εφικτή η συμπλήρωση του εντύπου από τον υπάλληλο, ο λόγος της αποχής από τον αξιολογητή του, αναφέρεται στο διαβιβαστικό υποβολής των εκθέσεων. -Αξιολογούμενος, που η υπαλληλική του σχέση λύθηκε λόγω παραίτησης, ορίου ηλικίας ή τριακονταπενταετίας και ο αξιολογητής του προΐστατο αυτών το έτος που αφορά η έκθεση για πέντε τουλάχιστον μήνες, αξιολογείται. Για το λόγο αυτό συμπληρώνει το σχετικό έντυπο αξιολόγησης και το παραδίδει στην αρμόδια οργανική μονάδα των υπηρεσιών σας πριν την αποχώρησή του.
στ) Σε καμμία πάντως περίπτωση, δεν συντάσσεται έκθεση αξιολόγησης για χρονικό διάστημα, μικρότερο των πέντε μηνών. Εξαίρεση: Αν αξιολογητής είναι Υπουργός, Αναπληρωτής Υπουργός, Υφυπουργός, Γενικός ή Ειδικός Γραμματέας, το μονομελές όργανο διοίκησης, ή ο πρόεδρος συλλογικού οργάνου διοίκησης ή ο Διευθυντής του Γραφείου του Υπουργού, Αναπληρωτή Υπουργού, ή Υφυπουργού μπορεί να συντάσσει έκθεση και για χρονικό διάστημα τουλάχιστον τριών μηνών (και σε περίπτωση που αποχωρήσει από τη θέση του μπορεί να συντάξει εκθέσεις αξιολόγησης μέσα σε δύο τουλάχιστον μήνες από την αποχώρησή του). Στο σημείο αυτό διευκρινίζεται ότι το προαναφερόμενο προαπαιτούμενο χρονικό διάστημα (των πέντε μηνών ή τριών μηνών –για Υπουργό, Γενικό ή Ειδικό Γραμματέα κλπ-), που πρέπει να έχει ο αξιολογητής με τον αξιολογούμενο, δεν αποτελεί αναγκαία προϋπόθεση και για τον εισηγητή, δηλαδή εφόσον δεν πληρούται το ανωτέρω χρονικό διάστημα για τον εισηγητή, η έκθεση αξιολόγησης συντάσσεται από τον αξιολογητή, χωρίς να απαιτείται εισήγηση. -Όταν ο εισηγητής, δεν προβαίνει δικαιολογημένα σε σύνταξη εισήγησης για το έτος που αφορά η έκθεση, τότε ο λόγος της μη σύνταξης (π.χ. μη συμπλήρωση του ανωτέρω χρονικού διαστήματος των πέντε μηνών), αναφέρεται στην πρώτη σελίδα του εντύπου της εισήγησης.
7. ΒΑΘΜΟΛΟΓΗΣΗ ΚΡΙΤΗΡΙΩΝ (άρθρα 8, 17 του π.δ.318/92)
α) Επειδή οι εκθέσεις αξιολόγησης αποτελούν το βασικότερο στοιχείο για την εξέλιξη των υπαλλήλων είναι ανάγκη να συνειδητοποιηθεί απόλυτα, ότι ο αξιολογητής έχει υποχρέωση να βαθμολογεί αμερόληπτα και αντικειμενικά, εκθέτοντας με ευσυνειδησία και αίσθημα ευθύνης τη δίκαιη γνώμη του για τον υπάλληλο και ότι η βαθμολογία πρέπει να απορρέει από γεγονότα αντικειμενικώς ακριβή και όχι από απλές υπόνοιες, ανεύθυνες εισηγήσεις, σχόλια ή πληροφορίες, ούτε από μεμονωμένα και τυχαία περιστατικά.
Εξάλλου, η σύνταξη μεροληπτικής έκθεσης αξιολόγησης αποτελεί πειθαρχικό παράπτωμα (άρθρο 107 παρ. 1 - όπως αντικαταστάθηκε και ισχύει με το άρθρο δεύτερο του ν.4057/12- του ν.3528/09.02.2007 περί υπαλληλικού κώδικα.)
β) Ο αξιολογητής βαθμολογεί κάθε επιμέρους κριτήριο αξιολόγησης με αριθμητική κλίμακα βαθμολόγησης από 1 εώς 10, με δυνατότητα βαθμολόγησης εκτός από ακέραιο και με δεκαδικό αριθμό, κατά προσέγγιση δεκάτου βαθμού. Για παράδειγμα η βαθμολόγηση μπορεί να γίνει με τους βαθμούς 1,0..1,3...4,0....5,2..6,3…6,9 / 7,0..7,3…8,5…8,9 / 9,0.. 9,2... 9,5..10. -Επισημαίνεται ιδιαίτερα, ότι στην περίπτωση που ο αξιολογητής βαθμολογεί ένα ή περισσότερα επιμέρους κριτήρια με βαθμό από και 9 εώς 10 ή με βαθμό 1 έως 6,9 είναι απαραίτητη (για κάθε ένα από αυτά τα επιμέρους κριτήρια) η παράθεση από αυτόν, ειδικής αιτιολογίας της βαθμολογίας αυτής, η οποία (ειδική αιτιολογία) πρέπει να τεκμηριώνεται με συγκεκριμένα πραγματικά στοιχεία ή γεγονότα και όχι με αξιολογικές κρίσεις ή χαρακτηρισμούς. -Όταν ο αξιολογητής βαθμολογεί ένα ή περισσότερα επιμέρους κριτήρια με βαθμό από 7 έως και 8,9, τότε δεν απαιτείται ειδική αιτιολογία για τα κριτήρια αυτά. -Εξάλλου, η σύνταξη έκθεσης αξιολόγησης με κρίσεις ή χαρακτηρισμούς που δεν εξειδικεύονται με αναφορά συγκεκριμένων στοιχείων, αποτελεί πειθαρχικό παράπτωμα (άρθρο 107 παρ. 1 - όπως αντικαταστάθηκε και ισχύει με το άρθρο δεύτερο του ν.4057/12- του ν.3528/9-2-07 περί υπαλληλικού κώδικα). -Στο σημείο αυτό τονίζεται ότι ο αξιολογητής δεν συμπληρώνει την στήλη 2 στον «ΠΙΝΑΚΑ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ» της τελευταίας σελίδας του εντύπου, (μεταφέροντας σε αυτή τους μέσους όρους βαθμολογίας των επιμέρους κριτηρίων), αφού η στήλη αυτή συμπληρώνεται μόνο από την υπηρεσία, όπως ανεφέρθη και ανωτέρω, στην ενότητα 4 του παρόντος. -Επίσης σημειώνεται ότι ο εισηγητής δεν θέτει βαθμολογία στην εισήγησή του, αλλά εκθέτει μόνο τη τεκμηριωμένη και δίκαιη γνώμη του για τον υπάλληλο, όπως ανεφέρθη και ανωτέρω, στην ενότητα 5 του παρόντος.
8. ΕΞΑΙΡΕΤΙΚΕΣ ΕΠΙΔΟΣΕΙΣ (άρθρα 9, 24 του π.δ 318/92) α)Εξαιρετικές επιδόσεις, αναγράφει ο αξιολογητής στο μέρος του εντύπου «ΕΞΑΙΡΕΤΙΚΕΣ ΕΠΙΔΟΣΕΙΣ» και εφόσον κρίνει ότι ο αξιολογούμενος έχει επιδείξει αυτές κατά την άσκηση των καθηκόντων του, ή την εν γένει συμβολή του στο έργο της υπηρεσίας, τη χρονική περίοδο στην οποία αναφέρεται η έκθεση αξιολόγησης. -Για την τεκμηρίωσή τους, ο αξιολογητής παραθέτει αποκλειστικά και μόνο πραγματικά στοιχεία και γεγονότα. -Οι εξαιρετικές επιδόσεις πρέπει να αναφέρονται σε δραστηριότητες που συνδέονται με μία ή περισσότερες από τις ομάδες κριτηρίων του εντύπου.
β) Εξαιρετικές επιδόσεις είναι: Η προσφορά έργου από τον αξιολογούμενο, που είναι πέρα της (κατά την κοινή πείρα και λογική) άριστης επίδοσης, από το οποίο προέκυψε πρόδηλο όφελος για την υπηρεσία και συνδέεται ιδίως με: - την επινόηση καινοτόμων μεθόδων και διαδικασιών που βοήθησαν την αποτελεσματικότερη δράση της υπηρεσίας του ή - την προσφορά, με δική του πρωτοβουλία και καθ’ υπέρβαση των υποχρεώσεών του, υπηρεσιών που τον διακρίνουν προδήλως από τους συναδέλφους του. -Δεν πρέπει να παρατίθενται ως εξαιρετικές επιδόσεις, προσόντα, που είναι αυτονόητο ότι πρέπει να έχει κάθε ευσυνείδητος υπάλληλος.
γ) Οι εξαιρετικές επιδόσεις τελούν υπό την αξιολόγηση (για την έγκρισή τους ή μη), της αρμόδιας ειδικής επιτροπής αξιολόγησης, η οποία εφόσον αποφασίσει ότι τα παρατιθέμενα πραγματικά στοιχεία και γεγονότα, όλα ή μέρος αυτών, αποτελούν αυτοτελώς θεωρούμενα, εξαιρετικές επιδόσεις, βαθμολογεί με το βαθμό 10 μία ή περισσότερες από τις ομάδες κριτηρίων, ανάλογα με το ποιές από αυτές συνδέονται με το περιεχόμενο των εξαιρετικών επιδόσεων του αξιολογούμενου.
9. ΣΥΝΕΝΤΕΥΞΗ (άρθρο 10 του π.δ. 318/92)
α) Ο αξιολογητής, εφόσον κρίνει ότι αυτό απαιτείται, για την αποτελεσματικότερη αξιολόγηση του υπαλλήλου και αφού λάβει υπόψη την αυτοαξιολόγησή του, τον καλεί σε συνέντευξη. Το περιεχόμενο της συνέντευξης περιστρέφεται γύρω από τη λειτουργία και απόδοση της οικείας υπηρεσίας, καθώς και τρόπους βελτίωσης της απόδοσης του αξιολογούμενου και καλύτερης αξιοποίησης και ανάπτυξης των ικανοτήτων του.
β) Όταν τη συνέντευξη ζητήσει ο αξιολογούμενος, τότε η συνέντευξη είναι υποχρεωτική για τον αξιολογητή.
γ) Η συνέντευξη πραγματοποιείται πριν από τη σύνταξη της έκθεσης αξιολόγησης, ενώ, όταν αυτή υποβάλλεται, σημειώνονται στο μέρος του εντύπου «ΣΥΝΕΝΤΕΥΞΗ», η ημερομηνία που έλαβε χώρα αυτή, καθώς και οι υπογραφές του αξιολογητή και του αξιολογούμενου.
10. ΜΕΤΡΑ ΒΕΛΤΙΩΣΗΣ ΤΗΣ ΑΠΟΔΟΣΗΣ ΤΟΥ ΑΞΙΟΛΟΓΟΥΜΕΝΟΥ (άρθρο 10 του π.δ. 318/92)
α) Όταν ο υπάλληλος αξιολογηθεί με μέσο όρο βαθμολογίας 6 (6,9) και κάτω, ο αξιολογητής συμπληρώνει υποχρεωτικά το μέρος του εντύπου «ΜΕΤΡΑ ΓΙΑ ΤΗ ΒΕΛΤΙΩΣΗ ΤΗΣ ΑΠΟΔΟΣΗΣ ΤΟΥ ΑΞΙΟΛΟΓΟΥΜΕΝΟΥ».
β) Επίσης ο αξιολογητής, μπορεί να συμπληρώνει (και στην περίπτωση που ο υπάλληλος δεν έχει αξιολογηθεί με μέσο όρο βαθμολογίας 6,9) κατά την κρίση του, το ανωτέρω μέρος του εντύπου. Και στις δύο περιπτώσεις όμως, μετά το πέρας της διαδικασίας αξιολόγησης, ο αξιολογητής καλεί τον αξιολογούμενο σε συνέντευξη, για την αναλυτική παρουσίαση σε αυτόν των προτεινόμενων μέτρων βελτίωσης της απόδοσής του και της καλύτερης αξιοποίησης και ανάπτυξης των ικανοτήτων του. Μετά το πέρας της εν λόγω διαδικασίας τίθεται στο μέρος του εντύπου «ΣΥΝΕΝΤΕΥΞΗ», η ημερομηνία πραγματοποίησης της συνέντευξης και οι υπογραφές του αξιολογητή και του αξιολογούμενου.
11. ΑΥΤΟΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ (άρθρο 11 του π.δ. 318/92)
α) Κάθε αξιολογούμενος αυτοαξιολογεί τα ουσιαστικά του προσόντα, βαθμολογώντας (με αριθμητική κλίμακα από 1 εώς 10) τις ομάδες κριτηρίων στη στήλη 1 «Αυτοαξιολόγηση» στον «ΠΙΝΑΚΑ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ» στο αντίστοιχο μέρος, της τελευταίας σελίδας του εντύπου.
β) Η αυτοαξιολόγηση, αποσκοπεί αφενός στη συμμετοχή του υπαλλήλου στη διαδικασία αξιολόγησής του και αφετέρου στο να γνωρίζει ο αξιολογητής την εικόνα που έχει ο αξιολογούμενος για τον εαυτό του. Μπορεί επίσης ο αξιολογητής να εκτιμήσει, με βάση την αυτοαξιολόγηση την ανάγκη να καλέσει σε συνέντευξη τον αξιολογούμενο.
γ) Η αυτοαξιολόγηση, όπως είναι αυτονόητο, δε δεσμεύει τον αξιολογητή στην αξιολόγηση που κάνει για τον υπάλληλο, ούτε επιφέρει οποιοδήποτε άλλο έννομο αποτέλεσμα.
12. ΕΛΕΓΧΟΣ ΤΥΠΙΚΩΝ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΚΑΙ ΕΙΔΙΚΗΣ ΑΙΤΙΟΛΟΓΙΑΣ ΤΗΣ ΕΚΘΕΣΗΣ (άρθρο 13 του π.δ. 318/92) Οι προϊστάμενοι των υπηρεσιών (κεντρικών, ειδικών αποκεντρωμένων και περιφερειακών) υποχρεούνται να ορίζουν έναν ή περισσότερους υπαλλήλους από τους υπηρετούντες στις οργανικές τους μονάδες που ασχολούνται με θέματα προσωπικού, ως υπεύθυνους για την τήρηση των οριζομένων από το π.δ. 318/92 και αφορούν τον έλεγχο των εκθέσεων αξιολόγησης των υπαλλήλων που υπηρέτησαν στην υπηρεσία τους το έτος που αναφέρεται η έκθεση, μόνο ως προς τα εξής:
α) ως προς τη συμπλήρωση τόσο από τον αξιολογούμενο, όσο και από τον αξιολογητή και εισηγητή των απαραίτητων κατά το π.δ. 318/92 στοιχείων,
β) ως προς το εάν στον οικείο χώρο της έκθεσης αξιολόγησης για την ειδική αιτιολογία αναγράφονται συγκεκριμένα πραγματικά στοιχεία ή δεδομένα και όχι αξιολογικές κρίσεις ή χαρακτηρισμοί,
γ) -ως προς την έγκαιρη παράδοση ενυπογράφως στην αρχή κάθε έτους των εντύπων αξιολόγησης στους αξιολογούμενους, -ως προς τη διαβίβαση το αργότερο μέχρι 15 Φεβρουαρίου, ενυπογράφως της συμπληρωμένης από τον αξιολογούμενο έκθεσης στον εισηγητή, -ως προς την έγκαιρη παραλαβή των εισηγήσεων και την παράδοσή τους ενυπογράφως το αργότερο έως τέλος Φεβρουαρίου, στους αξιολογητές, εξετάζοντας κάθε φορά την τήρηση των ανωτέρω προθεσμιών. Για το λόγο αυτό θα πρέπει να αποδεικνύεται (π.χ. από σχετικές καταστάσεις ή έγγραφα παράδοσης- παραλαβής, αντίγραφα των οποίων θα αποστέλλονται στην υπηρεσία μας με το διαβιβαστικό υποβολής των εκθέσεων -τρία υποδείγματα αυτών προσαρτώνται στο παρόν-), για την εξέταση της τήρησης των προθεσμιών: α)Η ημερομηνία της παράδοσης-παραλαβής ενυπόγραφα των εντύπων αξιολόγησης στους αξιολογούμενους. β)Η ημερομηνία της παράδοσης από τον αξιολογούμενο της συμπληρωμένης έκθεσης και παραλαβής της ενυπόγραφα από τον εισηγητή (όταν υπάρχει).
γ) Η ημερομηνία της παραλαβής των εισηγήσεων και της παράδοσής τους ενυπόγραφα στους αξιολογητές.
δ) ως προς την υλοποίηση των προτεινόμενων από τον αξιολογητή μέτρων βελτίωσης της απόδοσης του αξιολογούμενου κατά το μέτρο που αυτό είναι δυνατό να υλοποιηθεί από την υπηρεσία σας. Σε περίπτωση κατά την οποία διαπιστώνεται οποιαδήποτε παράλειψη στη συμπλήρωση των ανωτέρω στοιχείων της έκθεσης, τόσο από τον εισηγητή ή αξιολογητή, όσο και από τον αξιολογούμενο, (όπως π.χ. η μη παράθεση ειδικής αιτιολογίας, για κάθε επιμέρους κριτήριο, με αναφορά πραγματικών στοιχείων ή δεδομένων, στην περίπτωση που ο αξιολογητής βαθμολογεί αυτό με βαθμό από 9 εώς 10 ή με βαθμό 6,9 και κάτω, η έλλειψη υπογραφών και στοιχείων εισηγητών, αξιολογούμενων και αξιολογητών, η μη αναγραφή σχετικών ημερομηνιών, η μη παράθεση από τον αξιολογητή μέτρων βελτίωσης της απόδοσης του αξιολογούμενου –όπου απαιτείται, βλ. ενότητα 10 του παρόντος- ή η μη πραγματοποίηση των σχετικών συνεντεύξεων), τότε η έκθεση επιστρέφεται από τον υπεύθυνο προϊστάμενο ή υπάλληλο, για σχετική συμπλήρωση ή διόρθωση, πριν την υποβολή τους στην υπηρεσία μας. Επισημαίνεται, ότι οι υπηρεσίες δεν πρέπει να ξεχνούν να αναγράφουν, απαραιτήτως, σε κάθε μία υποβαλλόμενη έκθεση ξεχωριστά, εμπιστευτικό πρωτόκολλο. ΣΣττοο σσηημμεείίοο ααυυττόό εεφφιισσττοούύμμεε ττηηνν ππρροοσσοοχχήή σσααςς,, ωωςς ππρροοςς ττηηνν οορρθθήή σσυυμμππλλήήρρωωσσηη κκααιι σσύύννττααξξηη ττωωνν εεκκθθέέσσεεωωνν,, σσύύμμφφωωνναα μμεε ττιιςς οοδδηηγγίίεεςς ττοουυ ππααρρόόννττοοςς κκααιι ττιιςς δδιιααττάάξξεειιςς ττοουυ ππ..δδ.. 331188//9922..
13. ΤΡΟΠΟΣ ΣΥΝΤΑΞΗΣ ΚΑΙ ΤΗΡΗΣΗΣ ΤΩΝ ΕΚΘΕΣΕΩΝ (άρθρο 20 του π.δ. 318/92) α)Επισημαίνεται, ότι στο κείμενο της έκθεσης αξιολόγησης απαγορεύονται οι διαγραφές, παρεγγραφές, ξυσίματα και γενικά διορθώσεις, υπογραμμίσεις ή επισημειώσεις. -Κάθε διόρθωση ή προσθήκη, κατά τη σύνταξη της έκθεσης αξιολόγησης, γίνεται με παραπομπή στο περιθώριο και βεβαιώνεται με την υπογραφή του συντάκτη αυτής. β)Σε κάθε υπηρεσία και όταν τελειώσει η διαδικασία της αξιολόγησης, (αφού δηλαδή οι εκθέσεις, συμπληρωθούν από τον αξιολογούμενο, τον εισηγητή, συνταχθούν-βαθμολογηθούν με βάση τη σχετική απόφαση επιμερισμού των ποσοστών, από τους αξιολογητές και γίνει ο έλεγχος - με τυχόν διόρθωση ή συμπλήρωση των τυπικών στοιχείων και της ειδικής αιτιολογίας- αυτών κατά τα οριζόμενα στην ενότητα 12 του παρόντος και έχει τεθεί η σχετική παραπομπή στο περιθώριο και η υπογραφή του συντάκτη τυχόν διόρθωσης ή προσθήκης κατά τα οριζόμενα στην παράγραφο α΄ της παρούσας ενότητας), σε κάθε έκθεση αναγράφεται, απαραίτητα, εμπιστευτικό πρωτόκολλο και όλες μαζί υποβάλλονται στη Διεύθυνση μας, με διαβιβαστικό πάλι με εμπιστευτικό πρωτόκολλο. -Στο ανωτέρω διαβιβαστικό πρέπει να αναφέρονται σε κατάσταση, τα ονοματεπώνυμα, o αριθμός μητρώου, ο κλαδος και η κατηγορία όλων των υπαλλήλων (ανά τμήμα) και προϊσταμένων, που υπηρέτησαν στην ίδια υπηρεσία και υπόκεινται σε αξιολόγηση το συγκεκριμένο έτος, καθώς και ο βαθμός που κατέχουν αυτοί το χρονικό διάστημα που αφορά η έκθεση. Επίσης στο εν λόγω διαβιβαστικό πρέπει να επισυνάπτονται τα σχετικά έγγραφα από τα οποία θα αποδεικνύονται οι ημερομηνίες παράδοσης- παραλαβής των εντύπων από τους αξιολογούμενους, εισηγητές και αξιολογητές, καθώς και η απόφαση επιμερισμού των ποσοστών ανά κλίμακα βαθμολόγησης που αφορά την οικεία υπηρεσία. -Σημειώνεται ότι στην περίπτωση που υπάλληλοι ή προϊστάμενοι αξιολογούνται από αξιολογητές που δεν υπηρετούν στην υπηρεσία του αξιολογούμενου και στους οποίους πρέπει να διαβιβαστούν τα έντυπα των εκθέσεών τους για να συνταχθούν από αυτούς, (π.χ. στην περίπτωση διαβίβασης των εντύπων των προϊσταμένων διευθύνσεων, υποδιευθύνσεων και τμημάτων και υπαλλήλων –όπου απαιτείται- για αξιολόγησή τους από τον προϊστάμενο Γενικής Διεύθυνσης), πρωτοκολλείται το σχετικό διαβιβαστικό, αλλά όχι όμως και οι σχετικές εκθέσεις, αφού δεν έχει τελειώσει η διαδικασία αξιολόγησης. (Οι εν λόγω εκθέσεις διαβιβάζονται στους αξιολογητές σε δύο αντίτυπα.) -Μετά την πρωτοκόλλησή τους, οι εκθέσεις αποτελούν δημόσια έγγραφα και απαγορεύεται κάθε μεταβολή τους που μπορεί να μεταβάλλει το περιεχόμενό τους προς όφελος ή σε βάρος του υπαλλήλου. -Αντικατάσταση ή τροποποίηση της έκθεσης αξιολόγησης που έχει υποβληθεί στην υπηρεσία μας, απαγορεύεται. -Τροποποίησή τους επιτρέπεται μόνο από την Ειδική Επιτροπή Αξιολόγησης, σύμφωνα με τις διατάξεις των άρθρων 19 και 23 (περί ενστάσεων) του π.δ. 318/92.
14. ΑΡΙΘΜΟΣ ΕΝΤΥΠΩΝ ΠΟΥ ΣΥΝΤΑΣΣΟΝΤΑΙ ΚΑΙ ΥΠΟΒΑΛΛΟΝΤΑΙ (άρθρο 20 του π.δ. 318/92) Έχοντας υπόψη τη διαδικασία που τηρείται στην υπηρεσία μας: αα)) ΟΟιι εεκκθθέέσσεειιςς ααξξιιοολλόόγγηησσηηςς σσυυμμππλληηρρώώννοοννττααιι κκααιι σσυυννττάάσσσσοοννττααιι,, ααππόό όόλλοουυςς ττοουυςς ααξξιιοολλοογγοούύμμεεννοουυςς,, εειισσηηγγηηττέέςς κκααιι ααξξιιοολλοογγηηττέέςς,, σσεε δδύύοο ααννττίίττυυππαα..
β) Στην περίπτωση που στην έκθεση αξιολόγησης δεν αναγράφονται εξαιρετικές επιδόσεις, (ακόμα και αν αναγράφεται ειδική αιτιολογία), αυτή υποβάλλεται (μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας αξιολόγησης και την πρωτοκόλλησή της), σε ΕΝΑ ΑΝΤΙΤΥΠΟ. Το άλλο αντίτυπο φυλάσσεται στο βοηθητικό φάκελο της οικείας υπηρεσίας του υπαλλήλου, αφού η βαθμολογία της έκθεσης είναι οριστική (εφόσον δεν ασκηθεί από τον υπάλληλο ένσταση μεροληψίας ή αποδεδειγμένης πλάνης περί τα πράγματα του αξιολογητή δεδομένου ότι αυτή τελεί υπό την εξέταση της ειδικής επιτροπής αξιολόγησης).
γ) Σε περίπτωση άσκησης της εν λόγω ένστασης, μαζί με τα σχετικά έγγραφα (ειδικά σημειώματα), υποβάλλεται στην υπηρεσία μας και το δεύτερο αντίτυπο της σχετικής έκθεσης.
δ) Όταν αναγράφονται εξαιρετικές επιδόσεις, αυτή υποβάλλεται στην υπηρεσία μας σε δύο αντίτυπα, δεδομένου ότι τελούν υπό την έγκριση ή μη της ειδικής επιτροπής αξιολόγησης. Εξαίρεση: Για τους προϊσταμένους και υπαλλήλους όμως, που ο βοηθητικός τους φάκελος φυλάσσεται στην Διεύθυνσή μας (όπως π.χ. για προϊσταμένους και υπαλλήλους που υπηρετούν στην Κεντρική Υπηρεσία του ΥΠ.Ο.Ο.), οι εκθέσεις αξιολόγησής τους υποβάλλονται πάντα σε δύο αντίτυπα, ανεξάρτητα αν σε αυτές αναγράφονται εξαιρετικές επιδόσεις ή όχι.
15. ΓΝΩΣΤΟΠΟΙΗΣΗ ΤΩΝ ΕΚΘΕΣΕΩΝ (άρθρο 21 του π.δ.318/92)
α) Η έκθεση αξιολόγησης, που δεν περιλαμβάνει εξαιρετικές επιδόσεις γνωστοποιείται, από την υπηρεσία του, στον υπάλληλο αμέσως μετά τη σύνταξη, τον σχετικό της έλεγχο και την πρωτοκόλλησή της.
β) Η έκθεση αξιολόγησης όμως, που περιλαμβάνει εξαιρετικές επιδόσεις, γνωστοποιείται στον υπάλληλο από την υπηρεσία του, μετά την κρίση της Ειδικής Επιτροπής Αξιολόγησης και την αποστολή του ενός αντιτύπου αυτής από την υπηρεσία μας.
γ) Η γνωστοποίηση της έκθεσης δεδομένου ότι αποτελεί εργαλείο για την υποκίνηση, υπηρεσιακή κατάσταση και εξέλιξη του υπαλλήλου, είναι υποχρεωτική για την υπηρεσία του και γίνεται με την επίδοση σε αυτόν της τελευταίας σελίδας της.
δ) Τέλος, ο υπάλληλος δικαιούται οποτεδήποτε να ζητεί από την υπηρεσία του και να λαμβάνει πλήρη γνώση της έκθεσής του ή και αντίγραφο αυτής, θέτοντας επί του εντύπου της έκθεσης, την υπογραφή του και την ημερομηνία που έλαβε γνώση.
16. ΕΝΣΤΑΣΗ (άρθρα 19, 22, 23, 24 του π.δ. 318/92)
α) Ο αξιολογούμενος, μέσα σε αποκλειστική προθεσμία δέκα εργασίμων ημερών από τη γνωστοποίηση της τελευταίας σελίδας της έκθεσής του από την υπηρεσία του (παρ. γ΄ της ενότητας 15 του παρόντος) ή αφού έχει λάβει γνώση του πλήρους εντύπου της έκθεσης αξιολόγησής του και εφόσον δεν είναι προϊστάμενος οργανικής μονάδας επιπέδου Γενικής Διεύθυνσης και δεν υπηρετεί σε πολιτικό γραφείο Υπουργού, Αναπληρωτή Υπουργού, Υφυπουργού και Γενικού ή Ειδικού Γραμματέα, δικαιούται, να ασκήσει (ενώπιον της Ειδικής Επιτροπής Αξιολόγησης) μόνο: --΄΄ΕΕννσστταασσηη μμεερροολληηψψίίααςς ήή ααπποοδδεεδδεειιγγμμέέννηηςς ππλλάάννηηςς ππεερρίί τταα ππρράάγγμμαατταα ττοουυ ααξξιιοολλοογγηηττήή.. Ασκείται όταν ο μέσος όρος βαθμολογίας της έκθεσης αξιολόγησης είναι 6 (6,9) και κάτω.
β) Η ένσταση πρέπει να περιλαμβάνει αναλυτικά τα συγκεκριμένα στοιχεία και τα πραγματικά περιστατικά στα οποία ο αξιολογούμενος θεμελιώνει τους ισχυρισμούς του, καθώς και τα στοιχεία που αποδεικνύουν την ανακρίβεια των επικαλούμενων από τον αξιολογητή γεγονότων.
γ) Το παραδεκτό και το βάσιμο της ανωτέρω ένστασης, εξετάζει η Ειδική Επιτροπή Αξιολόγησης, η οποία είτε οριστικοποιεί, είτε διορθώνει την έκθεση αξιολόγησης, ενώ δικαιούται να ζητήσει οποιεσδήποτε πρόσθετες διευκρινίσεις κρίνει απαραίτητες, από τον αξιολογητή ή τον αξιολογούμενο ή γενικά να ενεργήσει για τη διακρίβωση των προβαλλόμενων ισχυρισμών.
δ) Η διαδικασία υποβολής της ένστασης, είναι η εξής: -Η ένσταση κατατίθεται από τον αξιολογούμενο (μέσα σε αποκλειστική προθεσμία δέκα εργασίμων ημερών από τη γνωστοποίηση της τελευταίας σελίδας της έκθεσής του –ως ανεφέρθη και ανωτέρω- ή αφού έχει λάβει γνώση του πλήρους εντύπου της έκθεσης αξιολόγησής του) στην οργανική μονάδα που ασχολείται με θέματα προσωπικού, της υπηρεσίας που υπηρετεί. -Η εν λόγω οργανική μονάδα παραδίδει ή αποστέλλει στον αξιολογητή, του οποίου η βαθμολόγηση αμφισβητείται από τον αξιολογούμενο, αντίγραφο της ένστασης. -Βεβαιώνεται η ημερομηνία λήψης του αντιγράφου της ένστασης, από τον αξιολογητή. -Ο αξιολογητής υποχρεούται σε δέκα εργάσιμες ημέρες από τη λήψη του αντιγράφου της ένστασης, να παραδώσει ή αποστείλει στην υπηρεσία του αξιολογούμενου ειδικό σημείωμα, στο οποίο διατυπώνονται οι απαντήσεις στους ισχυρισμούς του. -Το ειδικό αυτό σημείωμα και η ένσταση, διαβιβάζονται στην υπηρεσία μας για την εισαγωγή τους στην Ειδική Επιτροπή Αξιολόγησης. Επίσης διαβιβάζονται το δεύτερο αντίτυπο της έκθεσης του αξιολογούμενου, καθώς και σχετική βεβαίωση αφενός της ημερομηνίας γνωστοποίησης της έκθεσης στον αξιολογούμενο, αφετέρου της ημερομηνίας λήψης του αντιγράφου της ένστασης από τον αξιολογητή. Εξαίρεση: Αν στο μεταξύ έχει λυθεί η υπαλληλική σχέση του εν λόγω προϊσταμένου αξιολογητή δεν απαιτείται ειδικό σημείωμα. Αν ο προϊστάμενος αξιολογητής, υπηρετεί εκτός της έδρας της υπηρεσίας του αξιολογούμενου που ασκεί την ένσταση, η υπηρεσία του αξιολογούμενου, μπορεί να διαβιβάσει την ένσταση στην υπηρεσία μας, κοινοποιώντας το έγγραφό της στον εν λόγω αξιολογητή, συναποστέλλοντάς του ταυτόχρονα αντίτυπο της ένστασης με την υπόδειξη να αποστείλει το ειδικό σημείωμα του απευθείας στην υπηρεσία μας. Η Ειδική Επιτροπή Αξιολόγησης εξετάζει το παραδεκτό και το βάσιμο της ένστασης και δύναται είτε να οριστικοποιήσει, είτε να διορθώσει τη βαθμολογία της έκθεσης αξιολόγησης. Η Ειδική Επιτροπή Αξιολόγησης δικαιούται να ζητήσει οποιεσδήποτε πρόσθετες διευκρινίσεις κρίνει απαραίτητες από τον αξιολογητή ή τον αξιολογούμενο και γενικώς να ενεργήσει για τη διακρίβωση των προβαλλόμενων ισχυρισμών.
17. ΣΥΝΤΑΞΗ ΚΑΙ ΥΠΟΒΟΛΗ ΕΚΘΕΣΕΩΝ ΕΤΟΥΣ 2013 (Μεταβατικές διατάξεις του άρθρου 32 του ν.4250/2014)
α) Οι εκθέσεις αξιολόγησης των ουσιαστικών προσόντων των υπαλλήλων όλων των κατηγοριών (ΠΕ, ΤΕ, ΔΕ και ΥΕ) για το έτος 2013 συντάσσονται υποχρεωτικά (στα νέα έντυπα αξιολόγησης), σε αποκλειστική προθεσμία δύο μηνών από την έκδοση της απόφασης περί καθορισμού των ανώτατων ποσοστών των υπαλλήλων που μπορούν να αξιολογούνται με την κλίμακα βαθμών του άρθρου 8 του π.δ. 318/92, με άμεση υποβολή αυτών στη Διεύθυνσή μας με το σχετικό διαβιβαστικό (βλέπε ενότητα 13 του παρόντος). Σημειώνεται ότι για τους υπαλλήλους της κατηγορίας ΥΕ, οι εκθέσεις αξιολόγησης συντάσσονται κάθε έτος και όχι κάθε δύο χρόνια όπως ίσχυε με τις προηγούμενες ρυθμίσεις. Συγκεκριμένα: - Κατόπιν της αποστολής και παραλαβής από τους προϊσταμένους των υπηρεσιών της απόφασης επιμερισμού των ποσοστών βαθμολόγησης, συντάσσονται από τους εισηγητές και αξιολογητές, οι εκθέσεις αξιολόγησης των υπαλλήλων, που υπηρετούν σε κάθε οργανική μονάδα. - Ο αξιολογούμενος αφού παραλάβει ενυπόγραφα, (με αναγραφή της σχετικής ημερομηνίας) το έντυπο αξιολόγησής του, υποχρεούται να το συμπληρώσει (η άρνηση συμπλήρωσής του αποτελεί παράβαση υπαλληλικού καθήκοντος), το αργότερο εντός δεκαπέντε ημερών από την έκδοση της σχετικής απόφασης. -Κάθε εισηγητής (όταν υπάρχει), αφού παραλάβει ενυπόγραφα (με αναγραφή της σχετικής ημερομηνίας), το συμπληρωμένο από τον αξιολογούμενο έντυπο, υποχρεούται (αφού συντάξει το σχετικό έντυπο εισήγησης, που αποτελεί αναπόσπαστο μέρος της έκθεσης αξιολόγησης) να καταθέσει την εισήγησή του, στον αρμόδιο αξιολογητή, εντός αποκλειστικής προθεσμίας δεκαπέντε ημερών από τη συμπλήρωσή της από τον αξιολογούμενο και το αργότερο εντός μηνός από την έκδοση της σχετικής απόφασης. -Ο αρμόδιος αξιολογητής, αφού παραλάβει ενυπόγραφα (με αναγραφή της σχετικής ημερομηνίας) το συμπληρωμένο από τον αξιολογούμενο και τον εισηγητή (όταν υπάρχει) έντυπο, συντάσσει την έκθεση του αξιολογούμενου σε αποκλειστική προθεσμία, μέχρι 18 Ιουλίου του 2014 . Τα νέα έντυπα αξιολόγησης για το έτος 2013 δε θα αποσταλούν από την υπηρεσία μας, αλλά θα τα προμηθευτείτε από την ηλεκτρονική διεύθυνση του Υπουργείου Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης: www.ydmed.gov.gr. στη διαδρομή: Διοικητική Μεταρρύθμιση – Ανθρώπινο Δυναμικό. Επισημαίνεται, ότι τα έντυπα εισήγησης Α΄, Β΄, Γ΄, είναι αναπόσπαστο μέρος των εντύπων αξιολόγησης Α΄, Β΄, Γ΄, αντίστοιχα και αποτελούν και τα δύο ενιαίο έγγραφο. -Εκθέσεις αξιολόγησης του έτους 2013, που έχουν ήδη συνταχθεί κατά τη δημοσίευση του ν.4250/2014 (δηλαδή την 26.03.2014), επανασυντάσσονται σύμφωνα με τις διατάξεις του π.δ.318/92, όπως τροποποιήθηκε και ισχύει με τον εν λόγω νόμο. Στις εκθέσεις αξιολόγησης έτους 2013 που επανασυντάσσονται, συμπεριλαμβάνονται και όσες έχουν ήδη συνταχθεί από τον α΄ αξιολογητή, ως λογίζονταν με τις διατάξεις του π.δ. 318/92, προ της τροποποίησής του με τις διατάξεις του ν. 4250/2014, (ο οποίος λογίζεται με τις νέες πλέον διατάξεις ως εισηγητής), υπό την προϋπόθεση βέβαια ότι απαιτείται και υφίσταται ο β΄ αξιολογητής (κατά τις διατάξεις του π.δ.318/92 προ της τροποποίησής του) και ήδη αξιολογητής με τις νέες ρυθμίσεις. Εξαίρεση: Δεν επηρεάζεται το κύρος των εκθέσεων του 2013, οι οποίες έχουν ήδη συνταχθεί και ολοκληρωθεί κατά τη δημοσίευση του ν.4250/2014 (ήτοι την 26.03.2014), από τους αξιολογητές της παρ. 3 του άρθρου 18 του π.δ.318/92 (δηλαδή από τους αξιολογητές που η υπαλληλική τους σχέση λύθηκε λόγω παραίτησης, ορίου ηλικίας ή τριακονταπενταετίας πριν την 26.03.2013 - δεδομένου ότι στην περίπτωση αυτή οι εκθέσεις αξιολόγησης συντάσσονται και υποβάλλονται πριν από την παράδοση των καθηκόντων), εφόσον αυτός ήταν ο τελικός αξιολογητής, ως λογίζονταν με τις διατάξεις του π.δ. 318/92, προ της τροποποίησής του με τις διατάξεις του ν. 4250/2014 και ο οποίος λογίζεται με τις νέες διατάξεις ως αξιολογητής. Στην περίπτωση αυτή και μόνο, οι υπάλληλοι των οποίων το κύρος των εκθέσεων δε θίγεται, δεν θα συμπεριληφθούν στη σχετική απόφαση επιμερισμού των ποσοστών για το 2013 (βλέπε και ενότητα 3 του παρόντος). Επιπλέον οι εκθέσεις αυτές τελούν υπό την κρίση των Ειδικών Επιτροπών Αξιολόγησης (εφόσον αναγράφεται σε αυτές ειδική αιτιολογία), με τη σημερινή τους μορφή, οι οποίες καταργούνται στις 26.05.2014.
γ) Για μια ακόμη φορά τονίζεται ότι, η συμπλήρωση και σύνταξη του σχετικού εντύπου, τόσο από τον αξιολογούμενο, τον εισηγητή, όσο και από τον αξιολογητή έχει υποχρεωτικό χαρακτήρα, ενώ η αδικαιολόγητη μη έγκαιρη σύνταξη έκθεσης αξιολόγησης αποτελεί πειθαρχικό παράπτωμα, σύμφωνα με τις διατάξεις της παραγράφου 1 του άρθρου 107 (όπως αντικαταστάθηκε και ισχύει με το άρθρο δεύτερο του ν. 4057/12 –ΦΕΚ54/Α/12-) του ν.3528/07 περί υπαλληλικού κώδικα και ταυτόχρονα σαφή παράλειψη υπαλληλικού καθήκοντος.
δ) Κατόπιν τούτου, υποχρεούστε να μεριμνήσετε για την άμεση επίδοση ενυπόγραφα των εντύπων εκθέσεων αξιολόγησης (για το έτος 2013) στους αξιολογούμενους και εν συνεχεία ενυπόγραφα στους προϊσταμένους (εισηγητές-αξιολογητές), τους οποίους πρέπει να εποπτεύσετε επιμελώς για την έγκαιρη (εντός των ανωτέρω οριζόμενων αποκλειστικών προθεσμιών), συμπλήρωση και σύνταξη των εκθέσεων αξιολόγησης.
ε) Επιπλέον, τα αρμόδια τμήματα των υπηρεσιών σας, ή ο αρμόδιος υπάλληλος, κατά περίπτωση, υποχρεούνται για τον έλεγχο της ορθής συμπλήρωσης των απαραίτητων στοιχείων των εντύπων από τον εισηγητή, τον αξιολογητή και από τον αξιολογούμενο και για τις σχετικές- αν απαιτηθεί- επιστροφές των εκθέσεων για συμπλήρωση ή διόρθωση, σύμφωνα με τα αναφερόμενα στις ενότητες 12 και 13 του παρόντος, πριν αυτά υποβληθούν στην υπηρεσία μας.
στ) Τέλος, υποχρεούστε τόσο για την τήρηση των αναφερόμενων στη σχετική απόφαση επιμερισμού ποσοστών των υπαλλήλων που μπορούν να αξιολογούνται με την κλίμακα βαθμών του άρθρου 8 του π.δ. 318/92 και ορίζονται στην σχετική απόφαση, όσο και για τον σχετικό έλεγχο της ορθής κατανομής των βαθμών στους υπαλλήλους της υπηρεσίας σας, πριν από την υποβολή των εκθέσεων. Η μη τήρηση των ποσοστών αυτών από τους αξιολογητές συνιστά πειθαρχικό παράπτωμα της παράβασης του υπαλληλικού καθήκοντος κατά τα οριζόμενα στην παρ.1 περ.β΄ του άρθρου 107 του υπαλληλικού κώδικα.
ζ) Το περιεχόμενο της παρούσας να λάβουν γνώση ανεξαιρέτως όλοι, οι αξιολογητές, εισηγητές και αξιολογούμενοι, με μέριμνα των προϊσταμένων τους. Στη συνέχεια προς διευκόλυνσή σας παραθέτουμε τρία (3) υποδείγματα παράδοσης- παραλαβής εντύπων εκθέσεων αξιολόγησης για συμπλήρωση και σύνταξη από τους αξιολογούμενους, εισηγητές και αξιολογητές.

ΑΚΡΙΒΕΣ ΑΝΤΙΓΡΑΦΟ
Ο ΤΜΗΜΑΤΑΡΧΗΣ
Ο ΓΕΝΙΚΟΣ ΔΙΕΥΘΥΝΤΗΣ
ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗΣ ΔΙΑΚΥΒΕΡΝΗΣΗΣ
ΚΑΙ ΑΝΘΡΩΠΙΚΟΥ ΔΥΝΑΜΙΚΟΥ
ΓΕΩΡΓΙΟΣ ΧΑΤΖΑΚΗΣ