44 Α' 2014

ΠΡΟΕΔΡΙΚΟ ΔΙΑΤΑΓΜΑ 25/2014

Ηλεκτρονικό Αρχείο και Ψηφιοποίηση εγγράφων.

Άρθρο 6 - Επεξεργασία και διαχείριση ηλεκτρονικών αρχείων
ΠΑΡΑΓΡΑΦΟΣ 1
25 Φεβρουαρίου 2014

ΕΦΗΜΕΡΙΣ ΤΗΣ ΚΥΒΕΡΝΗΣΕΩΣ
ΤΗΣ ΕΛΛΗΝΙΚΗΣ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑΣ
ΤΕΥΧΟΣ ΠΡΩΤΟ Αρ. Φύλλου 44
25 Φεβρουαρίου 2014

ΠΡΟΕΔΡΙΚΟ ΔΙΑΤΑΓΜΑ ΥΠ’ ΑΡΙΘΜ. 25
Ηλεκτρονικό Αρχείο και Ψηφιοποίηση εγγράφων.
Ο ΠΡΟΕΔΡΟΣ ΤΗΣ ΕΛΛΗΝΙΚΗΣ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑΣ

Έχοντας υπόψη:
Τις διατάξεις:
1. των άρθρων 14 παρ. 4 και 15 παρ. 4 και παρ. 5 του Ν. 3979/2011 «Για την ηλεκτρονική διακυβέρνηση και λοιπές διατάξεις» (Α΄ 138),
2. του Ν. 2472/1997 «Προστασία του Ατόμου από την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα» (Α΄ 50),
3. του άρθρου 5 του Ν. 2690/1999 «Κύρωση του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας και άλλες διατάξεις» (Α΄ 45),
4. του Ν. 2846/2000 «Αρχεία Πρωθυπουργού, Υπουργών, Υφυπουργών, και της Γενικής Γραμματείας του Υπουργικού Συμβουλίου» (Α΄ 229),
5. του άρθρου 90 του Κώδικα Νομοθεσίας για την Κυβέρνηση και τα Κυβερνητικά Όργανα που κυρώθηκε με το άρθρο πρώτο του Π.Δ. 63/2005 (Α΄ 98),
6. του Ν. 3448/2006 «Για την περαιτέρω χρήση πληροφοριών του δημόσιου τομέα και τη ρύθμιση θεμάτων αρμοδιότητας Υπουργείου Εσωτερικών, Δημόσιας Διοίκησης και Αποκέντρωσης (Α΄ 57), 7. του Ν. 3861/2010 «Ενίσχυση της Διαφάνειας με την υποχρεωτική ανάρτηση νόμων και πράξεων των κυβερνητικών, διοικητικών και αυτοδιοικητικών οργάνων στο διαδίκτυο “Πρόγραμμα Διαύγεια” και άλλες διατάξεις» (Α΄ 112), 8. του άρθρου 22, παρ. 3 του Ν. 2362/1995 «ΔΗΜΟΣΙΟ ΛΟΓΙΣΤΙΚΟ−ΕΛΕΓΧΟΣ ΔΑΠΑΝΩΝ» (Α΄ 247), 9. του Ν. 3882/2010 «Εθνική Υποδομή Γεωχωρικών Πληροφοριών − Εναρμόνιση με την Οδηγία 2007/2/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 14ης Μαρτίου 2007 και άλλες διατάξεις. Τροποποίηση του ν. 1647/1986 «Οργανισμός Κτηματολογίου και Χαρτογραφήσεων Ελλάδας (ΟΚΧΕ) και άλλες σχετικές διατάξεις» (ΦΕΚ 141/Α΄)» (Α΄ 166), 10. της υπ’ αριθμ. ΥΑΠ/Φ40.4/1/989/10/4/2012 απόφασης του Υφυπουργού Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης «Κύρωση Πλαισίου Παροχής Υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης» (Β΄ 1301), 11. των άρθρων 3 και 4 της υπ’ αριθμ. ΥΑΠ/Φ.40.4/3/1031 απόφασης του Υφυπουργού Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης «Ρυθμίσεις για το Ηλεκτρονικό Δημόσιο Έγγραφο» (Β΄ 1317), 12. της απόφασης 2011/292/ΕΕ της 31 Μαρτίου 2011 σχετικά με τους κανόνες ασφάλειας για τη προστασία των διαβαθμισμένων πληροφοριών της ΕΕ, 13. της υπ’ αριθμ. 2303 της 2 Ιουλίου 2013 απόφασης του Πρωθυπουργού και Υπουργού Διοικητικής Μεταρρύθμιση και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης «Ανάθεση αρμοδιοτήτων στην Υφυπουργό Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης, Παρασκευή Χριστοφιλοπούλου» (Β΄ 1632), 14. το γεγονός ότι από την εφαρμογή του παρόντος Π.Δ. δεν προκαλείται επιπρόσθετη δαπάνη σε βάρος του κρατικού προϋπολογισμού και του προϋπολογισμού των φορέων της Γενικής Κυβέρνησης, 15. την υπ’ αριθμ. 347/2013 γνωμοδότηση του Ε΄ Τμήματος του Συμβουλίου της Επικρατείας, μετά από πρόταση της Υφυπουργού Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης, αποφασίζουμε:

ΠΑΡΑΓΡΑΦΟΣ 1

Ρόλοι, δικαιώματα πρόσβασης και ενεργειών ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης: α) Η ηλεκτρονική αρχειοθέτηση υποστηρίζεται από μηχανισμό αυθεντικοποίησης, ο οποίος ελέγχει την πρόσβαση, πιστοποιεί, παρακολουθεί και καταγράφει τις ενέργειες του κάθε χρήστη, συνδέοντας τα αναγνωριστικά της ταυτότητας του χρήστη με προφίλ δικαιωμάτων για ανάγνωση, εγγραφή, διαχείριση εκδόσεων αρχείου, διαγραφή, αλλαγή μεταδεδομένων κλπ. Ελάχιστη απαίτηση αυθεντικοποίησης είναι η χρήση αναγνωριστικών που βασίζονται σε όνομα λογαριασμού και συνθηματικό με βάση τα οριζόμενα στην υπ’ αριθμ. ΥΑΠ/Φ40.4/1/989/10/4/2012 Υπουργική Απόφαση «Κύρωση Πλαισίου Παροχής Υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης» (Β΄ 1301). β) Το σύστημα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης επιτρέπει τη δημιουργία χρηστών με δικαιώματα διαχείρισης (διαχειριστές), οι οποίοι ανά πάσα στιγμή μπορούν ιδίως να: α) ορίζουν και ταυτοποιούν νέους χρήστες, β) απενεργοποιούν χρήστες γ) ορίζουν δικαιώματα προσθήκης εγγράφων ή νέων εκδόσεων αυτών σε συγκεκριμένους φακέλους (διαχειριστές φακέλων) δ) ορίζουν το ενιαίο σύστημα ταξινόμησης του φορέα. γ) Το σύστημα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης παρέχει τη δυνατότητα σε εξουσιοδοτημένα στελέχη να διαχειρίζονται τα δικαιώματα πρόσβασης σε επιλεγμένους ηλεκτρονικούς φακέλους. δ) Το σύστημα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης: αα) προβλέπει τον καθορισμό κανόνων πρόσβασης και ενεργειών λαμβάνοντας υπόψη τη διαβαθμισμένη πρόσβαση των χρηστών ανάλογα με την ιεραρχία, οργανική μονάδα, το ρόλο και το επίπεδο ασφάλειας, ββ) επιτρέπει στους διαχειριστές την αντιστοίχιση των κανόνων πρόσβασης σε χρήστες, ρόλους, φακέλους ή αρχεία, γγ) παρέχει στους διαχειριστές τη δυνατότητα ελέγχου της εφαρμογής των κανόνων πρόσβασης και ενεργειών, δδ) παρέχει σε προκαθορισμένες ομάδες χρηστών ή/και μεμονωμένους χρήστες, δικαιώματα πρόσβασης και ενεργειών που προκύπτουν από την ανωτέρω αντιστοίχιση, ούτως ώστε να ελέγχονται η πρόσβαση και οι ενέργειες των χρηστών ανά ηλεκτρονικό αρχείο και φάκελο, εε) επιτρέπει στους χρήστες να ανήκουν σε πολλές ομάδες χρηστών ανάλογα με τον υπηρεσιακό και επιχειρησιακό τους ρόλο, στ) επιτρέπει την επαναχρησιμοποίηση και προστασία των εγγράφων. ε) Το σύστημα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης: αα) παρέχει τη δυνατότητα να αντιστοιχίζονται επίπεδα ασφαλείας με ομάδες χρηστών και χρήστες, ββ) εξασφαλίζει ότι οι χρήστες έχουν πρόσβαση σε ηλεκτρονικά έγγραφα και φακέλους με το προβλεπόμενο επίπεδο ασφάλειας, γγ) εξασφαλίζει ότι ο χρήστης δεν ανακτά καμία πληροφορία ή πρόσβαση μέσω αναζήτησης και άλλων εργαλείων του συστήματος αρχειοθέτησης για το περιεχόμενο ηλεκτρονικών φακέλων, υποφακέλων, αρχείων, για τα οποία δεν έχει πρόσβαση δδ) εξασφαλίζει ότι οι υποφάκελοι έχουν το ίδιο επίπεδο ασφάλειας ή μεγαλύτερο από αυτό που έχει ο φάκελος που ανήκουν. στ) Το σύστημα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης δύναται να επιτρέπει τον προσδιορισμό τμημάτων εγγράφων που περιέχουν προσωπικά δεδομένα και τη δημιουργία νέων εκδόσεων αυτών με ανωνυμοποίηση των προσωπικών δεδομένων.

Αθήνα, 19 Φεβρουαρίου 2014
Ο ΠΡΟΕΔΡΟΣ ΤΗΣ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑΣ
ΚΑΡΟΛΟΣ ΓΡ. ΠΑΠΟΥΛΙΑΣ
Η ΥΦΥΠΟΥΡΓΟΣ
ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗΣ ΜΕΤΑΡΡΥΘΜΙΣΗΣ
ΚΑΙ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗΣ ΔΙΑΚΥΒΕΡΝΗΣΗΣ
ΠΑΡΑΣΚΕΥΗ ΧΡΙΣTOΦΙΛΟΠΟΥΛΟΥ